Вступить в Клуб Войти
Введите логин
Введите пароль
напомнить пароль

IT-бюджет: от теории к практике

09.04.2009
Упорная работа по планированию и открытые отношения с бизнес-подразделениями могут сделать IТ-руководителя знатоком бюджетирования в области информационных технологий.
 
В предыдущей статье (см. ITM 03.09) мы постарались сформировать представление о процессе бюджетирования в области информационных технологий. Теперь на реальных примерах разберем, как можно представлять и защищать IТ-бюджеты.
 
Бюджет вчера и сегодня
 
Бюджет может быть представлен в различных видах. К примеру, еще 5 лет назад я составлял только месячный бюджет с разбивкой по неделям (см.таблицу 1).
 
Таблица 1

                                                        1 неделя
Наименование          Кол-во            Цена (тыс.руб.)              Сумма (тыс.руб.)             
 UPS 500 3 2000  6000 
 Монитор 17” 3 8000 24000 
 Компьютер 15000  45000 
 Принтер А4 5000  14500 
                               Итого
90000

 
Это был самый простой вариант бюджета, представляющий собой список необходимого к покупке оборудования. Позже в него стали входить затраты на оплату услуг поставщиков, на связь и Интернет. В таком виде бюджет просуществовал довольно долго, поскольку данный сегмент учета в организации не был достаточно развит. Попытавшись таким образом составить финансовый план на год, я получил огромный объем информации, среди которой оказалось много лишнего. На сегодняшний день мой бюджет имеет другой вид ( см. таблицу 2).
 

Таблица 2.   .
                     
Коды Показатели плана
План год
(тыс.руб)
1 кв.
(тыс.руб)
2 кв.
(тыс.руб)
3 кв.
(тыс.руб)
4 кв.
(тыс.руб)
Б31 Интернет и услуги связи 350
50
100
100
100
Б32 Ремонт вычислительной техники 300
100
100
50
50
Б33 Расходные материалы для оргтехники 350
100
50
100
100
Б34 Юридические и консалтинговые услуги 350
100
100
100
50
Б35 Представительские и командировочные расходы 300
50
100
50
100
Б36 Услуги по обучению персонала 400
100
100
100
100
Б37 Прочие затраты 300
100
50
100
50
Б38 Информационные технологии (Лиценз.сист.ПО) 300
50
100
50
100
Б39 Приобретение оргтехники, затраты на ЛВС 350
100
100
100
50

 
И это только вершина айсберга – пояснительная записка и различные таблицы с данными занимают несколько десятков страниц. К тому же обычно составляется несколько вариантов бюджета с учетом различных условий.
 
Две стороны одной медали
 
Попробуем разобраться с основами планирования расходов на информационные технологии. Прежде всего вспомним, что любой бюджет должен состоять из двух частей – операционной и инвестиционной.
Операционные расходы осуществляются в определенный момент времени на конкретные задачи. Иными словами, операционные расходы непосредственно отражают текущую деятельность компании.
Инвестиционные расходы направлены на развитие и по сути должны отражать зависимость между полученным доходом и вложениями.
 
Операционные расходы должны планироваться с учетом объемов и качества уже предоставляемых услуг и могут содержать различные статьи (см.таблицу 3).
 
Таблица 3

№ п/п     
Наименование статьи
1
услуги связи;
2
текущее обслуживание и ремонт;
3
закупка оборудования, предназначенного для ремонта;
4
расходные материалы;
5
информационное обеспечение;
6
услуги сторонних организаций;
7
командировочные расходы;
8
затраты на обучение персонала ИТ–подразделения;
9
оплата труда сотрудников ИТ–подразделения;
10
прочие затраты, связанные с текущей деятельностью.

 
Бюджет инвестиционных (капитальных) расходов должен учитывать плановые вложения в новые услуги и в модификацию ресурсов на существенные изменения действующих услуг. Вообще говоря, оптимально составлять отдельные бюджеты на каждый проект, а затем сводить их в общий бюджет развития.
Как правило, в инвестиции включают затраты на программное обеспечение, построение сегментов ЛВС и др. (см. таблицу 4).
 
Таблица 4

№ п/п      
 Наименование статьи
1
 программное обеспечение (по видам)
2
 разработку специализированного программного обеспечения
3
 построение сегментов ЛВС
4
 сетевое оборудование
5
 компьютерное оборудование
6
 офисное оборудование
7
 телекоммуникационное оборудование
8
 системы безопасности
9
 вспомогательные технические средства и т.д.

 
Но не стоит забывать о том, что при построении статей бюджета необходимо отталкиваться от бюджетной структуры, используемой в организации. Иначе говоря, структура должна совпадать с бюджетом компании целиком! К примеру, в моем случае указанные выше статьи инвестиционного бюджета IТ–подразделения заключены в две строки бюджета организации. Поэтому за основу мне приходится брать классификатор бюджетных строк организации, а для внутреннего учета IТ–подразделения вводить второй и третий уровни деления бюджетных строк. В “Аристотеле” (см. IТМ №3) это реализовано двумя справочниками – виды статей (организации) и статьи (IТ–подразделения).
Полезно также составлять бюджет в разрезе объектов финансирования, которыми могут выступать как подразделения, так и отдельные проекты и направления финансирования.
Все это желательно включать в общую пояснительную записку, содержащую все расчеты и описания, и давать пояснения для каждой строки.
 
Пример 1
Расходные материалы для оргтехники (Б33)
Затраты включают в себя поставку новых картриджей (туб с тонером), а также покупку различных расходных материалов (кабелей передачи данных между устройствами, носителей на гибких магнитных и оптических дисках и различных аксессуаров). По результатам проведенного исследования по нормированию затрат на расходные материалы, в соответствии с существующим парком принтеров, копировальных аппаратов и другой оргтехники, и его возможным расширением, расходы по данной статье за 2009 г. должны составлять 350000 руб. Расчет затрат на 2009 г. по данной статье произведен на основании статистики за 2008 г. и заявок подразделений на 2009 г.
 
Затраты на нее формируются как на основе статистики, так и на основании расчетов.
 
Данные
 
Как правило, для определения необходимых сумм финансирования используются следующие данные:
•  статистика прошлых лет;
•  суммы заключенных договоров на обслуживание;
•   запросы на новое оборудование;
•   цифры, полученные с использованием специальных формул расчета.
 
Давайте разберем каждый из этих вариантов.
 
Статистика прошлых лет – самый простой вариант, но в то же время требующий определенного усердия. Ведь чем больше выборка по глубине просмотра, тем более точной будет информация. Следовательно, если ранее никто статистику не вел, то и опираться не на что. К примеру, используемые мной средства автоматизации позволяют получать  необходимую статистику по использованию расходных материалов. Пример статистики за декабрь 2008 г приведен в таблице 5.
 
Таблица 5.

         
Расходный материал Подразделение
                   Количество (шт.)
расх. мат-лов      
отпечатанных страниц   
Canon  FX-10 1
2000
  ОГЭ 1
2000
Canon EP-22 3
7500
  ОМТС 2
5000
  Отдел арендных отношений 1
2500
HP 132 1
210
  ООТ и ТБ 1
210
PC -72RF 1
144
  Управление недвижимостью 1
144
RICON TONER 2210D 1
4000
  Канцелярия 1
4000
Samsumg SCX4200 1
2500
  Бухгалтерия 1
2500
    ИТОГО:
8
12354

 
Удобно планировать расходы на основании заключенных договоров обслуживания, особенно если они заключаются на весь период составления бюджета, и в них заранее оговариваются суммы платежей и возможные повышения цен.
Если есть хорошая статистика по стоимости закупленного оборудования, то можно использовать оценку затрат на основании запросов. Всегда можно посчитать расходы на среднестатистическую позицию. К примеру, средняя стоимость картриджа 4000 рублей. Это не значит, что все они столько стоят – есть и дороже, и дешевле, но одни приобретаются реже, а другие чаще. Такая же ситуация и с приобретением вычислительной и оргтехники.
Пожалуй, наиболее трудоемкий процесс - использование специальных формул расчета. Для этого требуются статистические данные прошлых лет как на данном предприятии, так и в целом по данной области. Существуют варианты  подсчета затрат на статью по ремонту и обслуживанию вычислительной техники.
 
Вариант 1. Расчет затрат на 2009 г. произведен на основании статистики за 2008 г.
 

Год
2007
2008
% увеличения 
Затраты
2008 (руб.)  
Затраты
2009 (руб.)
Техника  
Кол. (шт.)  
массовая 
доля
Кол
(шт.) 
массовая  
доля
Оргтехника   100
34
145
38
45,00
60204,08
87295,92
Сервера 4
1
5
1
25,00
2408,163
3010,204
ПК 190
65
231
61
21,58
114387,8
139071,4
Итого
294
100
381
100
  177000
229377,6

 
 
Формула расчета
 
З1 = ((З0/100 * МО0) * УО0) + (З0/100 * МС0) * УС0) + (З0/100 * МП0) * УП0))
 
Где
 
Массовая доля – процентное содержание данного вида техники в общем объеме. Величина необходима для выделения затрат на ремонт данного вида техника из общих затрат на ремонт оборудования в целом.
 
З– рассчитываемые затраты на 2009 г.
З– затраты на 2008 г.
МО– массовая доля затрат на ремонт оргтехники в 2008 г.
УО– % увеличения количества оргтехники в 2008 г.
МС– массовая доля затрат на ремонт серверов в 2008 г.
УС– % увеличения количества серверов в 2008 г.
МП– массовая доля затрат на ремонт вычислительной техники в 2008 г.
УП– % увеличения количества вычислительной техники в 2008 г.
 
В первом варианте мы опираемся на затраты предыдущих лет и определяем массовую долю по каждому виду оборудования. Во втором - отталкиваемся от статистики IT-ассоциаций.
 
Вариант 2. Расчет затрат на 2009 г. произведен на основании статистики IТ – ассоциаций
 
Затраты на:
  • содержание одного рабочего места с ПК             - 60 у.е. в год (5 у.е. в месяц)
  • содержание одного сервера                       - 10 % от стоимости сервера  в год
Для расчета введем следующие обозначения:
 
Зпкг    - затраты на текущее обслуживание и ремонт компьютеров в год;
Nпк    - количество ПК на рассчитываемый период;
Сс       - общая стоимость всех серверов.
 
Таким образом:
Зпкг = Nпк*60 + Сс*10/100
Стоимость содержания парка компьютеров и серверов в месяц, рассчитывается по формуле:
Зпкм = Зпкг / 12
 
Какой из этих методов использовать, решать вам, но я рекомендую применять их комбинацию. Если есть хорошая статистика – удобнее первый вариант, но всегда следует помнить, что у каждого оборудования есть свой жизненный срок, поэтому если закупка основной массы оборудования производилась в одно время, то и выходить из строя оно будет также практически одновременно.
 
Округление и корректировка
 
При расчетах, не забывайте об округлении и корректирующих коэффициентах:
 
Округление:
• арифметическое;
• финансовое (вверх до целой единицы измерения);
• «IT-шное» (увеличение на кратное число раз (риски и пр.)).
 
Корректирующие коэффициенты:
•  процент прироста инфраструктуры (мат. расчеты);
•  поправочный коэффициент;
•   курс базовой валюты.
 
Схема бюджетирования
 
Прежде чем приступать к составлению бюджета, необходимо грамотно спланировать сам процесс бюджетирования, основными аспектами которого являются:
•  планирование бюджета;
•  корректировка и изменение;
•  исполнение бюджета.

Планирование бюджета
план оснащения (график приобретения ПК, всегда имейте резерв!)
обоснование бюджета (пояснительная записка), здесь необходимо учитывать риски и вводить поправочные коэффициенты
особенности инвестиций в проектную деятельность
проведение тендеров
Корректировка и изменение
годовой бюджет необходимо разбивать на квартальные и месячные
обязательно использование служебных записок
визирование счетов и служебных записок
Исполнение бюджета
процедура согласования превышения бюджета
контроль исполнения  - отчеты об исполнении бюджета

 
Результатом этой работы должны стать документы, описывающие:
•  на основании чего бюджет формируется;
•  кто ответственен за составление бюджета, с кем он согласовывается;
•   в каком виде и в какой срок бизнес-подразделения подают заявки;
•   возможность корректировки бюджета, каким образом она будет проводиться;
•   формы отчетов и сроки предоставления контролирующим лицам.
 
Защита бюджета
 
И наконец, самое главное и одновременно самое сложное – защита бюджета. Здесь сложно дать однозначный совет, но можно выделить ключевые моменты, на которые следует обратить внимание.
Составив бюджет, прежде всего согласуйте его с финансовой (бюджетной) службой, чтобы не возникало в дальнейшем вопросов по структуре. Готовясь к защите, учтите, что каждый рубль должен быть обоснован. Будьте готовы ответить на следующие вопросы:
•   Какова стратегия развития бизнеса?
•   Как бизнес связан с IТ?
•   Есть ли необходимость в IТ?
•    Каковы возможности бизнеса?
 
От того, насколько вы компетентны в данных вопросах, будет зависеть доверие к вам как CIO со стороны руководства компании.
 
Планирование «с чистого листа»
 
В заключение хочу отметить следующее: упорная работа по планированию и открытые отношения с бизнес-подразделениями могут сделать вас знатоком в области IТ-бюджета.
Чтобы достичь этого, рекомендую отказаться от одного из самых распространенных приемов: взять прошлогодний вариант и поменять цифры. Необходимо полностью пересматриваем бюджет, выяснять, что по-прежнему необходимо, а что нет.
Такая стратегия пересмотра потребностей каждого бизнес-подразделения с нуля дает много преимуществ. Одно из них заключается в отказе от использования старых оценок стоимости по всем пунктам бюджета,  даже если некоторые из них кажутся установленными раз и навсегда (например, затраты на обслуживание и коммунальные услуги). Я пересматриваю даже фиксированные расходы, и иногда удается их изменить.
Планирование «с чистого листа» позволяет оценить эффективность старых технологий или контрактов и понять, есть ли более эффективные решения. К примеру, уже после защиты бюджета 2009 г. мне удалось добиться значительных скидок по предоставлению информационных услуг, что при согласовании с руководством позволило сэкономленные средства направить на приобретение лицензионного программного обеспечения.
 
Составление бюджета, помимо всего прочего, является для руководителя  IТ–подразделений отличной возможностью продемонстрировать вклад этого подразделения в общий успех компании. Демонстрируя свой профессионализм не только в области технологий и бизнеса, но и в области бюджета, IТ-менеджер уже проявляет себя как полноправный член руководства компании.
 
Выводы
1)Структура ИТ-бюджета должна соответствовать бюджету компании.
2)Необходим классификатор приобретаемых позиций в привязке к строкам бюджета IТ-подразделения.
3)Бюджет надо согласовывать с ответственным за процесс бюджетирования в организации подразделением.
4)Используйте тендер для анализа предложений и поиска наиболее оптимального решения.
5)Сокращайте бюджет силами собственного подразделения.
6)Визируйте документы: своей подписью или штампом подразделения.
7)Для обоснования статей ищите показатели, влияющие на конечные суммы.
8)У вас должно быть представление об экономике IТ.
9)Чаще общайтесь с руководством бизнес-подразделений.
10)Используйте специальные инструменты для анализа финансирования и затрат.

Источник: IT MANAGER № 4 2009

Сергей Горшенин

Начальник управления информационных технологий и телекоммуникаций

Другие публикации Сергей Горшенин