Вступить в Клуб Войти
Введите логин
Введите пароль
напомнить пароль

Игорь Мялковский, руководитель проектов защиты информации, ЗАО «ТРИНИТИ СОЛЮШНС», г. Москва: «Документы для документооборота»

20.12.2011

Как погоду обозвать, чтоб природу не обидеть?
Душевный вопрос

Практически ежедневно нам приходится сталкиваться с формальными документами: квитанциями, формами для заполнения, инструкциями, административными памятками, руководствами. Нельзя сказать, что все мы их сильно любим, но почему-то без них не можем.

Точнее, кто-то вне нас (обычно известно, кто) сам не может, поэтому то, без чего сам не может, нам навязывает. Характерно, что сам этот «кто-то», как правило, не обязательно делает с этими документами то же, что мы должны делать. Часто похоже, что он (тот самый) ими не пользуется совсем. Некоторые документы исполняем, другие заполняем. За исполнение некоторых отвечаем. Иногда головой. В средние века отвечали более гуманно — другими частями тела. Кое-кого сжигали, правда. Но это уже перегибы на местах. Некоторые, они обычно большие, явно написаны для сна. Некоторые  —  если их углубленно изучать —вызывают приступы веселья. Поверьте на слово, во множестве руководящих документов, если отнестись к ним должным образом, можно найти много того, что обычно слушают на вечерах юмора под аншлаг. Явно ведь из документов и докладов берут, к примеру, «Так бyдем жить, что нам внyки и пpавнyки завидовать бyдyт» (В. Чеpномыpдин). Некоторые ценные указания написаны мелким шрифтом непонятно для чего, но зато точно известно для целей кого. Редкие бумаги нужны для дела, они — в документообороте. Электронном, разумеется. Попробовал бы кто-то сегодня сделать вид, что не слыхал про это!

Формы документов определены стандартом, а содержание — стандартами и законом:

 

Требования к содержанию документов автоматизированных систем

РД 50- 34.698-90

Общие требования к выполнению текстовых технических документов для автоматизированных систем для всех уровней управления кроме общегосударственного 

ГОСТ 24.301-80

 

 

 

Стандартизация в РФ. Основные положения —  правила применения национальных стандартов РФ

ГОСТ Р 1.0-2004

Цели и принципы стандартизации РФ

184-ФЗ от 27.12.2002 

 

Читаем российские законы

Читая любой российский закон, легко понять, почему в стране не все хорошо с их исполнением. В первую очередь, посмотрим со стороны государства: все действия поручаются определенному кругу (не квадрату и не треугольнику) лиц и выполняются всегда каким-то одним лицом или рядом лиц. Например, ст. 6, п. 4 152-ФЗ: «Лицо (здесь, очевидно, передняя часть головы человека), осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора (по определению 152-ФЗ ст. 3, п 2. — возможно, человека целиком или организации людей), не обязано получать согласие субъекта (здесь-то явно написано про человека целиком!) ПДн на обработку его ПДн». Или еще, ст. 6, п. 3: «Оператор вправе поручить обработку ПДн другому лицу…». Получается, что все действия в государственных учреждениях выполняются всегда лицом (не руками и не ногами) и поручаются всегда только лицу (не телу, рукам или ногам!). У лица, как известно, из существенно движущихся частей (рабочих инструментов) есть только язык. Итак, со стороны государственного учреждения или другого органа всегда только, и, к сожалению, одно лицо. Со стороны заявителя-человека (субъекта) — гражданин в полном физическом смысле. А можно возразить: «зато какое могучее лицо, государственное же»! Лицо поменьше — муниципальное. Но припоминается почему-то обычно не то лицо на рекламном плакате, а широченное лицо с узкими глазами и губами в маленьком деревянном окошке чуть выше (и хорошо, что не ниже) пояса. Успокаивает, однако, второе следствие данного обстоятельства: российское государство повернуто к своим гражданам всегда только одним местом — лицом, ответственным, и при этом одновременно должностным. Что же такое ряд лиц, вообще трудно себе представить. Какой длины ряд? Как стоят? По военному уставу, всегда друг за другом, в затылок впередистоящему? Напрашивается как бы сам собой вывод о том, что как раз именно таким обобщенно-абстрактным рядом (именно тем, кто вне нас и известно кто) и создаются эти самые законы и «необходимые» нам документы. Но по телевизору и в СМИ говорят, что законы разрабатывают в Государственной думе. В общем, странное несоответствие. Как оказалось, одно лицо может чем-то лоббировать другое лицо во время обсуждения в два языка (обоими лицами) очередного закона в новой редакции (у ФЗ № 152-ФЗ от 25.07.06 таких редакций аж девять с 2006 по 20011 гг!). «Лоббисты» достигают компромисса. Получают непонятно что. С нетерпением ожидаем новых редакций данного закона.

Цикл исполнения законов

В деятельности любой страны законы и документы, фиксирующие их в деталях, играют важную жизнеобеспечивающую роль. Применительно к нашей стране разработка стандартов где-то с конца 1990-х гг. остановилась. Постепенно отставая от потребностей реальной жизни, стандарты стали попросту не пригодны. А поскольку новых нет, на свет появился Федеральный Закон 184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании». В России всегда работали и продолжают успешно работать негласные правила исполнения законов и стандартов: «Строгость российских законов компенсируется необязательностью их исполнения» (это подарок от Салтыкова-Щедрина); «Все законы работают только для народа (всегда не выше тех, от кого сверху требуется их реально исполнять)»; «Сразу продемонстрировать или сымитировать исполнение надо, потом — не обязательно», не смотря на заявления о том, что это не просто акция, а система. Однако если внимательно прочитать предыдущее правило, становятся ясными его причина и обстоятельства: «Требование к исполнению каждого закона уменьшается по гиперболическому закону с течением времени из-за занятости другими делами или законами». Вот еще три правила: «законов для себя никто не пишет», «мы живем рядом с кладбищем действующих законов», «законы продолжают жить и умирают в забытьи». Уже на теорему с леммами тянет!

Причины безусловного действия этих правил простые. Во-первых, законы не для всех (не для системы) не работают в замкнутой системе — опять закон системной энтропии. Во-вторых, каждому закону нужна система управления (в том самом классическом смысле цикла управления) и финансирования. В-третьих, физически есть те, кому все это выгодно (финансово, материально, морально или еще как-нибудь).

Критиковать законодательство легче легкого. А попробуй-ка сам напиши. Мы не нервничаем, не называем дурацкой погоду, когда идет снег, потому что этот природный катаклизм пока вне сферы нашего влияния. Когда это войдет в нашу сферу влияния, наверное, тоже станем нелицеприятно отзываться о тех, кто сегодня навел на нас снег или дождь. Кстати, один известный министр уже требовал однажды привлекать к ответственности синоптиков.

Мы временно, к сожалению, не можем отменить закон тяготения. И с этими правами граждан всегда одни проблемы. В некоторых компаниях, особенно там, где генеральный директор уже президент или около того, наблюдаем попытки поменять правила русского языка (запретить склонять фамилию президента компании), назначить свой фирменно-новый предельный возраст ухода на пенсию, запретить пользоваться какими-то словами, отменить часть трудового кодекса, не считать правовым ограничением читать чужую электронную почту, запретить разглашать сведения об экологии, отобрать паспорта, не выдавать трудовые книжки, фотографировать без предупреждения… и т.д.

Преподаватели университетов иногда жалуются: если бы не студенты, как хорошо было бы работать. Студенты вечно мешают преподавателям спокойно жить своими мелко-ничтожными проблемами и низменными потребностями (к примеру, поставить «уд» в зачетку). Существуют в природе системные администраторы, которым абсолютно все бестолковые пользователи надоели еще вчера утром. Мы обычно радуемся, когда издается хороший закон, защищающий наши права. И даже забываем о том, что для его исполнения нужны правила причин № 2 и № 3. Без этих двух правил позже почему-то оказывается, что закон этот наши права защищает не совсем, не наши, не те, что имели мы в виду, или защищает, наоборот, не права вовсе. Цикл исполнения российского закона начинается с его неприятия и частичного выполнения под давлением, продолжается в постепенном понимании и завершается забвением при продолжении действий по инерции. Все, что происходит с законом после, уже как-то не вяжется с его жизнью, а относится к эксгумации и реставрации. Далее цикл повторяется.

Что надо инструкции и регламенту?

Все, что надо, — это ничего по регламенту не делать, и вести себя так, как будто ни его, ни какой-либо инструкции нет. Встречал ли кто-нибудь людей, которые честно в точности выполнили бы хотя бы одну инструкцию? Человек — существо творческое, на своем уровне он законотворец: «Надо делать так, чтобы регламент и система управления им были удобными».  Надо бы возразить: удобно спать дома на диване. Удобство равно привычке. Надо при создании инструкции или регламента писать их так, чтобы они защищали одних от претензий других. Популяризация сложного регламента — обязанность разработчика. Опять айтишника, кого же еще? Популярно объяснить, что и как нужно делать, тоже надо уметь. Уже не говорим, что это надо уметь делать много раз и лучше отработать систему: регламент внедрения регламента. На все это надо что-то выделять (кормить). Интересней всего получаются модные регламенты подразделений. Для группы или для всех они выглядят, как чудотворцы: не было и стало. Регламент склада работоспособен на удивление четко: есть должностное лицо (кладовщик), чутко следящее за исполнением регламента. Все в очередь. Кто без очереди — через директора, со служебной запиской. Кто по срочному клиенту — без очереди. Кто по гарантии — вне очереди. Кто автоматизированный — в очередь.  Кто сам бумаги на отгрузку несет — по другой очереди. В общем, порядок полный.

Случайно побывал в городе Борна под Лейпцигом на немецком автоматизированном складе под управлением WMS Radio Beacon. Радиомаяк системы управления складом в грубом переводе. Регламент есть, но читают его так же редко, как и у нас. В России такие склады есть. Еще до визита к немцам сам участвовал во внедрении такой системы на предыдущей работе. Данная система интегрируется с корпоративной системой управленческого учета. Но на том складе комплектующие «шалабушки» таскал робот по железной дорожке вдоль стеллажей. Заказал менеджер-кладовщик болтик из ячейки на такой-то секции, создав «волну заказа», и побежали шустро колесики... Кладовщик убирает свое рабочее место сам! Чисто. В определенное время. Строго по ИСО 9001 (какого года выпуска не уточнил, к сожалению). Знает точно, когда что делать, когда убрать, когда закончить, когда прийти. Все же написано до нас!

Но для нас такое неприемлемо! Наши люди, которые в булочную на такси не ездят, любят работать удобно. Даже если этих людей «заавтоматизировать». Автоматизированный менталитет сродни автоматизированному хаосу. Однако если попробовать увязать регламент бизнес-процесса с автоматизированными птичками-галочками информационной системы, как действия номеров пожарного расчета, то получается! Одна тонкость: захочет ли кладовщик так работать? Ведь кто позволит «все уже украдено до нас»? А как быть с «внеочередниками» и «безочередниками» по служебкам? А если щука на нерест или клюква пошла? В общем, надо думать. А думать приходится опять службе ИТ: ты умный, вот и придумай что-нибудь. Да, отвечаю, хорошо, конечно, я умный (самореализация + амбиции закрутились, наложились, сынтерферировали), поэтому что-нибудь придумаю. Только ты уж побыстрее думай. Хорошо, буду думать быстро. Только ты уж так придумай, чтобы нам стало хорошо. Побежал айтишник за пивом. Стало хорошо. Хорошо, когда тебя все любят. Нет, не в том смысле, а так просто. Чтобы заслужить всенародную любовь, нужно не только отлично знать свое дело, но и правила подачи материала.

Пишем нужные документы

Если много и сложно написано, как его прочтешь? И кто эти регламенты пишет? Ничего страшного, только в глаза бы ему посмотреть. Нужные документы не пишут, а разрабатывают. Потому, что их просто не написать. И тут брейнстормовый тупик: «я не знаю, что писать», «с чего начать?», «а сколько нужно в документе воды?»… Ситуация, прямо скажем, жизненная: «проверьте свое зрение по таблице окулиста, если для вас все буквы одинаковые». Самый верный способ создать полезный регламент — ненавязчиво разрабатывать его вместе со вторым, тем, кому исполнять. Учесть все «нештатное». Избегать словосочетания «категорически запрещено».  При этом любой третий всегда легко убедится в том, что оба, первый и второй, отлично знают, что делают, что они оба делают именно то, что в регламенте, и что читать его приходится только четвертому и последующим, кто позже пришел в систему этот регламент исполнять. И они, начиная с четвертого, смогут узнать регламент, не читая, а глядя на действия второго. Первый копает, третий закапывает, второй не пришел — регламент не работает. Нужно, чтобы все были. Это — тоже регламент. Тот самый регламент регламента. Получаем иерархическую схему регламентов. И жизнь становится не в пример краше.

На десерт

Нужный регламент склада в формате EPC [1] (функциональной событийной цепочки процесса) бизнес-процесса отгрузки комплектующих для сборки сервера изображен на рис.1

dok.png

НПО — начальник производственного отдела, КИС — корпоративная информационная система. Если такое дополнить еще и временами, в какие сроки все это делать, получится нужный регламент.

1. Ежедневные (еженедельные) работы

 

Время

 

 

 

Пн

 

 

 

Вт

 

 

 

Ср

 

 

 

Чт

 

 

 

Пт

 

 

 

10:00–11:00

 

 

 

Участие в планировании производства на текущий день, сбор и группирование требований на выдачу

 

 

 

10:00–18:30

 

 

 

Обязательные регламентные работы и мероприятия ежедневного характера по приему товара от поставщика (начальник склада/кладовщик-приемщик[1]

 

 

 

17:30–18.30

 

 

 

Внутренние работы склада (кладовщик выдачи, есть кладовщик-приемщик)

 

 

 

 

[1] EPC (Event-Driven Process Chain, событийная цепочка процессов) — нотация отображения хода выполнения процесса, ключевыми элементами которой являются события и функции. Нотация EPC разработана в 90-х гг. XX в. EPC придумал немецкий профессор Вильгельм-Август Шеер в методологии ARIS.
[2] Здесь по желанию можно разграничить время, например до 11:00 принимаем заказы на выдачу. Потом подбираем товар по товарным группам. Потом выдаем по каждому требованию (расходной накладной) в свою коробку (место сборки). Прим. автора

 

2. Ежеквартальные или ежемесячные работы

Инвентаризация основного склада — про нее можно в примечаниях к регламенту. Частота инвентаризации:

• плановая раз в месяц по установленному графику с остановкой работы склада;
• по необходимости — внештатно (любят кладовщики внезапность, так им интереснее жить и работать);
• при каждом подборе товара, когда точно видно, сколько чего есть в каждой ячейке.


Такое вот придумано для тех, кто не любит пачкать много бумаги, может легко и быстро учесть изменения информационной инфраструктуры, кадровые и вообще любые изменения. Просто добавь квадратик.

 

С чем это съесть?

Есть это рекомендуют с вероятностно-временными характеристиками. По научному — ВВХ. Если каждому «прямоугольничку»–действию («шестиугольничку»–событию не надо) поставить в соответствие ВВХ, то можно много нового, не регламентированного ни какими человеческими законами, узнать о себе. От кладовщика, например. До ВВХ он был плохой. Очередь к нему, ибо долго выдает. Любой в ответ может малость невежливо, по-русски ему это высказать и… обидеть замечательного человека. Хотя он в мыле. После ВВХ оказалось, что производство не планируется, и почти каждый передает или присылает требования по e-mail, когда и как взбредет. Надо распечатать. Вот и бегает кладовщик за одной и той же товарной группой несколько раз на склад и обратно.


ВВХ вводим по нормальному закону распределения вероятностей. Тот, кто изучал сам матстатистику, хорошо знает этот закон. Он нормальный в том смысле, что не психованный какой-нибудь. У нормального закона есть среднее значение времени действия каждого прямоугольника и дисперсия (отклонение от среднего). Проще говоря, среднеквадратическое (оно из той же математики). После ввода ВВХ регламентировали НПО обязательство планировать производство до 11:00. НПО мотивировался складским регламентом и планирует. Кладовщику на стол стали класть пачки требований почти одинаковых товарных групп (ТГ). Видели бы, как он обрадовался: теперь он стал подбирать товар по товарным группам для нескольких будущих изделий одновременно. Хороший кладовщик. Производительность производства (и самого кладовщика) выросла в полтора–два раза. Если ТГ (не путать с господином ПЖ) больше, то и еще вырастет. Мыло прошло. Вот так EPC помогла выяснить узкие места бизнес-процесса. А еще я много слышал про оптимизацию этих самых бизнес-процессов.


Игорь Мялковский

Управляющий по взаимодействию с ВУЗами и отраслевыми учебными центрами

Другие публикации Игорь Мялковский