13.07.2009

«SPb CIO Club» обсудил тонкости Time management

Когда мы тратим время на планирование,
его становится больше.

14 июля 2009 года в здании Санкт-Петербургской торгово-промышленной палаты состоялось очередное заседание «Без Галстуков» Санкт-Петербургского клуба ИТ-директоров «SPb CIO Club» и Комитета по ИТ торгово-промышленной палаты СПб. Тема заседания была посвящена эффективному распределению времени ИТ-директора и его подчинённых.

Открывая заседание, по традиции Максим Белоусов, Президент «SPb CIO Club», поприветствовал всех присутствующих и рассказал о последних новостях клуба. Прежде всего, Максим представил всем собравшимся нового члена Правления – Антона Думина, заместителя генерального директора по IT ООО «Чагодощенский стеклозавод и К». Антон будет заниматься разработкой специальных мероприятий. Одним из первых стало коллективное катание ИТ-директоров на роликах. Также в новогодние праздники под руководством Антона будет организована корпоративная поездка в Болгарию.
15 августа в городе Пушкин пройдёт корпоративно-выездное мероприятие, традиционное заседание «SPb CIO Club». В этот день помимо обсуждения интересных аспектов деятельности ИТ-директора предусмотрена интересная развлекательная программа, включающая в себя экскурсии по красивейшим местам Пушкина.
С 1 июля 2009 года компания «Альфа-Персонал» стала партнером клуба и готова предложить свои услуги всем членам сообщества. Сотрудники компания «Альфа Персонал» готовы помочь членам «SPb CIO Club» в поиске работы, реализации профессиональных навыков.

Основная программа заседания предусматривала две части: «Личный тайм менеджмент» и «Коллективный». Первым перед участниками клуба выступил Президент «SPb CIO Club», управляющий директор банка «КИТ Финанс», Максим Белоусов. Основываясь на собственной практике, Максим рассказал об управлении собственным временем, подкрепляя рассказ примерами из личного опыта. Проживая множество жизней сразу (директор банка, президент «SPb CIO Club» и это далеко не полный его послужной список), Максим сам задаётся вопросом: «Как я всё успеваю?». Ответ участники вывели из его презентации, в которой он пояснил, что при грамотном распределении полномочий между сотрудниками ИТ-отдела, чистое рабочее время руководителя сокращается до 25%, в то время, как остальные 75% времени тратятся на непродуктивную деятельность, такую, как «выяснения проблем по телефону», «непродуктивные, затянутые совещания», «межличностные отношения сотрудников», «работа с возражениями и претензиями».
.
Таким образом, выступающий выделил 2 основные цели планирования:

В требуемые сроки с определенными ресурсами выполнить работу с должным качеством;
Эффективно планировать – без снижения качества с наименьшими затратами ресурсов получить адекватные бизнес задачам результаты.

Далее следовала теоретическая часть доклада, в которой Максим рассказал о видах планирования, подразделяя его на «Краткосрочное» и «Долгосрочное», «Внешнее» и «Внутренне», «Функциональное» и «Сервисное».
Говоря об инструментарии в помощь руководителю, были выделены такие незаменимые средства, как ежедневник, MS Outlook, доска для записей, MS Project, что вызвало немело положительных откликов в зале. Участники предлагать свои испробованные средства планирования, разгорелась дискуссия, в ходе которой обсуждались плюсы и минусы перечисленных инструментов.
Заканчивая теоретическую часть своего выступления, Максим обозначил основные проблемы планирования времени. Среди них оказались такие как:

«Много совещаний»
Несбалансированное планирование
Отсутствие контроля
Невыполнение текущих задач в сроки

.
Практическая часть выступления состояла из буквальных советов участникам собрания в виде приблизительного распорядка дня и распределения дел, учитывая специфику нашего восприятия информации. Итак, что же входит в планирование дня CIO по мнению Максима Белоусова?

- подготовка «с вечера» («Перед уходом домой просмотреть мельком невыполненные, незаконченные за прошедший день задачи, чтобы иметь в голове примерный план работ на завтра»).
- начинать день с простых решений. («Это будет отличной «мотивацией дня». Не стоит выбирать сложные задачи, нужно выбрать те, с которыми справиться можно быстро и просто»).
- совещания
- обед; («Мозг должен полностью отдыхать, освобождаться от мыслей, пришедших за утро, чтобы заполниться новыми»)
- решение сложных задач;
- решение «обмороков дня» - время «собирать камни» и делать выводы;
- планирование следующего дня;
- домой или… - выполнение «личных» планов.

В заключении было отмечено, что очень большое значение в правильном планировании имеет приоритезация.
На этом Максим передал слово второму докладчику – Марату Козлову, руководителю Правобережного информационного центра. Тема его выступления - «Эффективное использование коллективного рабочего времени ИТ-специалистов (организация эффективного рабочего времени подчинённых)» раскрывала специфику организации деятельности и планирования времени непосредственно внутри самого отдела. Обращаясь к присутствующим в зале ИТ-директорам, Марат начал выступление с тезиса: «Отдел является отражением руководителя». Во многом подчиненные будут подражать своему начальнику. Поэтому для правильной организации Тайм-менеджмента в отделе руководителю следует начать с себя. Следующей важным вопросом являются коммуникации. Нам неприятно, когда нас отвлекают звонки или нежданные визитеры. На «смену контекста» (переключение с одной задачи на другую)_ уходит много времени. Очень трудно вернуться опять в рабочий режим. Участники обсудили, каким образом можно организовать систему взаимодействия в отделе, поступление заявок на обслуживание. Главный принцип: «Большинство заданий – несрочные, и их поступление не должно вызывать смену контекста». Далее Марат обозначил основные причины time leaking («утечки времени»), которые происходят в отделе ИТ. По его мнению, они заключаются в основном в излишних непродуктивных совещаниях, неправильной организации рабочего дня сотрудников отдела, отсутствии чёткой постановки задач, отсутствии или излишней подробности отчётов по исполнению и неэффективном использовании случайных простоев. Также было обращено особое внимание на так называемых «убийц времени» или «отвлекалки», которые могут сбивать с рабочего настроя сотрудников. «Это могут быть социальные сети, неправильная организация рабочего места, и прочие причины, способствующие импульсивному отрыву от работы» Сделав замечание: «Хотя все аналогии лживы, но попытайтесь применять к коллективу методы личного управления времени», Марат перешел к слайду «Аналог «человек-коллектив»

Убрать всё лишнее. Многочисленные исследования показывают, что на свою прямую деятельность сотрудники тратят лишь 20-30% рабочего времени. Делегируйте деятельность сотрудников, отдела. );
Добавить «обязательные» задачи. Зачастую в «рабочей запарке» откладываются несрочные, но очень важные задачи. Чтобы ни случалось, их нужно выполнять;
Установить одну сверхсрочную задачу, которой отдел занимается в текущее время;
Установить не более 5 срочных задач, все остальные должны быть несрочными;
Тренировать коллектив (делиться собственным опытом с подчинёнными, организовывать совместные мастер-классы и обсуждения).

.
Конечно же, для эффективного использования времени можно использовать технические средства – от самых простых до специализированных информационных решениях. Например:

Настенный график в том или ином виде
Outlook
Электронные письма (существуют целые методики, которые позволяют использовать письма как todo-лист)
Online Календарь Google
Специализированные системы контроля выполнения задач (Bugtracker, Helpdesk и прочее).
Системы учета времени (в том числе автоматические ежеминутные скриншоты сотрудников).

.
Подводя итоги презентации, Марат сказал: «Для того, чтобы улучшить управлением временем в вашей конкретной ситуации, не бойтесь спрашивать совета у сотрудников и давать предложения руководству».
После этого Максим снова взял слово для завершающей речи, в которой он подвёл итоги обоих докладов, а так же рассказал несколько случаев из своей богатой примерами практики для наглядности. Далее состоялся обмен мнениями по поводу изложенной темы, и докладов в целом. Отзывы были различны. Сергей Аносов, действительны член клуба, отозвался о выступлении Максима как о весьма эмоционально-насыщенном докладе, из которого он почерпнул много полезной и практичной информации. Также многие члены клуба сказали о том, что из сказанного докладчиками было много уже известного, но при этом была преподнесена полезная информация, которая поможет освежить и систематизировать знания, посмотреть со стороны на свою текущую деятельность, получить заряд энергии, мотив, чтобы все же начать использовать эти правильные методы у себя в отделе.
По окончанию вечера Николай Михельсон, куратор проекта «Без Галстуков, вручил подарок самому активному участнику заседания. Максим Белоусов поблагодарил участников и организаторов и объявил, что следующее заседание «Без Галстуков» пройдёт 25 августа 2009 года.

О клубе:

Санкт-Петербургский клуб ИТ-директоров предприятий Северо-Западного региона “SPb CIO Club” основан в ноябре 2004 года. Участниками клуба являются более 300 руководителей ИТ-служб известных предприятий города. Приглашаем всех заинтересованных профессионалов вступить в клуб и принять в его работе активное участие. Деятельность клуба поддерживается Партнерами, которыми являются компании Лаборатория Касперского, Microsoft, Fujitsu-Siemens, 1С, APC, Headtechnology, Avaya, Элтел, Event House, Альфа Персонал.
Контакты: http://www.spbcioclub.ru

Фоторепортаж

«SPb CIO Club» обсудил тонкости Time management

Популярное

Последние новости

Войти на сайт

Войти через соц. сети

Восстановление пароля

«SPb CIO Club» обсудил тонкости Time management

Популярное

Последние новости

Зарегистрироваться на мероприятие