Первые семь дней CIO, или Обо всем понемногу. Часть VI

На дворе декабрь. Для кого-то просто первый месяц зимы и ожидание первого снега, который нынче не спешит в наш город, для кого-то подготовка к Новому году и покупка подарков для семьи и близких. Ну а для кого-то, как и для меня, это в первую очередь последний месяц года. И сейчас приходится решать все задачи и дела, которые по той или иной причине не удалось завершить за предыдущий период. Когда-нибудь я соберусь и обязательно напишу о том, как не надо жить в течение года, чтобы декабрь не оказался столь тяжелым. Но, к сожалению, сегодня у нас другая тема. Сегодня у нашего воображаемого CIO заключительный день первой недели на его новом рабочем месте, и мы поговорим о закупках.

День седьмой. Закупки

В прошлом номере мы закончили обсуждать бюджет ИТ-подразделения, и считается, что он у нас сверстан. Иначе говоря, мы уже знаем потребности бизнеса на следующий год, а может, и дальше. У нас имеются проекты, которые предстоит запустить и которые, вполне возможно, потребуют развития инфраструктуры или закупки программного обеспечения. В общем, есть план. 

Для начала хочу оговориться. Я не всегда точно следовал каким-либо правилам в организации закупок. Мне посчастливилось работать в коммерческих компаниях, где достаточно было просто принести счет, который укладывается в месячный бюджет. Никаких процедур, сравнений цен, долгосрочного планирования, распределения потребности равномерно на год и так далее.

Словом, никаких правил, кроме одного: я должен был сокращать затраты подразделения, то есть покупать как можно дешевле и только то, что действительно необходимо. Если вы находитесь в таких же условиях, как и я, то, наверное, многие читатели вам завидуют, потому что сегодня редко можно найти такую компанию. Чаще всего закупки, как и другие виды деятельности, влияющие на финансовый результат, жестко нормированы. И эти регламенты могут быть достаточно разнообразны, но все они призваны навести порядок, с одной стороны, и усложнить процесс со всех других сторон. И подобно всем правилам они непременно должны быть исполнены, но сегодня вести разговор о чем-то обязательном я бы не хотел. Давайте представим, что вы попали в компанию, где действуют такие правила, и попробуем им соответствовать. Я предлагаю немного структурировать закупочную деятельность нашего ИТ-подразделения и попытаюсь рассказать о том, на что следует обратить внимание.

Виды закупок в ИТ

Для того чтобы спланировать закупочную деятельность, рекомендую разделить закупки по следующим категориям:

• Закупки, повторяющиеся ежегодно.
• Закупка оборудования (серверное, коммуникационное).
• Закупка оргтехники.
• Закупка программного обеспечения.
• Закупка расходных материалов.

Как видите, виды закупок немногим отличаются от статей бюджета и практически полностью его повторяют. Но все-таки различие есть.

Закупки, повторяющиеся ежегодно

Это лицензии со сроком на год, а также любая поддержка подобных лицензий. Сюда же можно отнести связь, хотя и не всегда. В нашей компании существует ограничение на заключение договоров сроком более чем на один год, а потому связь мы тоже внесем в список таких закупок. И даже если у вас нет аналогичного регламента, я бы советовал намеренно подписывать соглашение только на год, чтобы обновлять стоимость услуг как можно чаще. Уверен: именно эта услуга, несмотря ни на что, с течением времени только дешевеет. При проведении данных закупок удобно использовать техническое задание, составленное в прошлом году, корректируя в нем только объемы в соответствии со статистикой за последние 12 месяцев. То же касается и услуг доступа к информационным базам, таким как «Гарант» или «Консультант Плюс», и технической поддержки других программных продуктов.

Закупка оборудования (серверное, коммуникационное)

В нашей компании особенностью подобных приобретений является почти полное включение нужного оборудования в список «категорийных» закупок, когда его собирают и консолидируют с учетом потребностей многих предприятий, а затем все «играется» большим конкурсом один раз в год. Преимущество такого действия — довольно солидные преференции со стороны вендора или производителя оборудования. Минусы — достаточно продолжительное время с момента заказа до поставки техники. И здесь как раз поможет правильное планирование деятельности. То, что мы обсуждали в разделе «Проекты» и «Бюджеты». Если верно организовать проект развития инфраструктуры, подготовить и провести все необходимые работы, к моменту прихода технических средств у вас будет все готово для их установки. 

Даже если у вас нет таких правил, все же рекомендую фиксировать все потребности в дорогостоящем оборудовании и приобретать одним лотом, получая максимальные скидки от объема. 

Закупка оргтехники

Наверное, повторюсь, в одной из прошлых статей я рассказывал про покопийное обслуживание оргтехники. Напомню, такой контракт позволит вам правильно распределить затраты в течение года и избавиться от всевозможных трудностей обслуживания и ремонта, полностью переложив заботы на плечи подрядчика. Но можно пойти и дальше. Почему бы не перестать покупать технику, и просто брать ее в аренду? Или выкупать ее постепенно, допустим, за пять лет, включая стоимость аренды в ту же цену отпечатка? Поверьте, мы считали сумму такого контракта и на большую технику, при достаточно крупных объемах печати стоимость одной копии возрастает очень незначительно. При этом у вас совершенно нет инвестиционных расходов (для некоторых компаний это серьезный вопрос), и затраты распределены на длительный период. Сегодня это гораздо более выгодный вариант, но только если в вашем регионе есть компания, готовая взять на себя обязанность полностью обслуживать такую технику.

Однако даже если у вас уже имеется внушительный парк печатающей техники, все же порекомендую по окончании срока обслуживания последовательно выводить такую технику и менять ее на арендованную. Или хотя бы задуматься и посчитать подобный вариант как альтернативный.

Если все же вы приняли решение покупать, пробуйте так же, как и в случае с серверным и коммуникационным оборудованием, консолидировать потребности и проводить закупку не чаще одного раза в год.

Закупка программного обеспечения

В принципе, такая закупка ничем не отличается от остальных, кроме разве что необычного договора на поставку. Консолидировать потребности здесь достаточно трудно, поскольку комплексных поставщиков на разное программное обеспечение не так много. Зато здесь работает тот же совет, что и с печатающей техникой. В схемах лицензирования сейчас все больше появляется вариантов с арендой программного обеспечения с последующим выкупом. Смело используйте эту возможность, заключая контракты на три и более года, ведь в период действия контракта вам всегда будет доступна наиболее новая версия программного продукта.

Закупка расходных материалов

Это не картриджи и не бумага для принтеров. Мы говорим обо всем, что может понадобиться для мелкого ремонта или замены комплектующих. Причем не только для персональных компьютеров, но и серверов или другой техники. Мы считаем расходными материалами все, включая клавиатуры, мыши, жесткие диски, память и даже мониторы. Все, что в течение года пригодится для ремонта компьютера, проектора или другой техники. Кстати, сначала мне казалось, будто подобные закупки уж точно невозможно спланировать и у нас все время будут возникать срочные, незапланированные потребности. Однако со временем мы сумели создать список необходимого ЗИП, закупки которого проводим не чаще двух раз в год. Это позволило, с одной стороны, сократить расходы, выставляя на конкурс больший объем, а с другой — у нас есть все необходимое, чтобы содержать инфраструктуру, состоящую более чем из 4000 компьютеров и других устройств.

Вот, вероятно, и все, что можно написать о закупках. Процедура достаточно проста, если следовать нескольким основополагающим правилам. Скорее всего, правило одно и звучит оно так: не создавайте лишней работы вашей службе экономической безопасности. У них и так много забот. Какие правила ни были бы установлены в вашей компании, старайтесь для каждой закупки формировать законченное техническое задание, даже если это ЗИП или простые компьютеры или ноутбуки. Отправляйте ТЗ потенциальным поставщикам так, чтобы данный факт можно было бы потом доказать. Рассматривайте коммерческие предложения только от тех поставщиков, которые могут подтвердить вам свою компетенцию в вопросе поставки товаров и услуг. Другими словами, неправильно получить КП на поставку CAD-систем от вендора, который в ОГРН заявил продажу изделий из пластмассы. Лучше получить КП именно с адреса электронной почты, принадлежащего этому поставщику. Избегайте получения нескольких КП с одного почтового адреса. И боритесь за стоимость, даже если ваш поставщик единственный и уникальный.

***

На этой, немного пафосной ноте, хочу закончить свой рассказ о первых семи днях нашего воображаемого CIO. Повествование получилось длинным, сумбурным и немного несвязным. Надеюсь, для кого-то оно будет полезным, хотя уверен, что многие знают и используют все те рекомендации, которые я пытался изложить в течение уходящего года. Возможно, я что-то упустил, прошу читателя не судить меня строго. Для меня эта серия статей стала настоящим вызовом, и он, скажу честно, дался мне нелегко. С наступающим всех Новым годом! Впереди нас ждут великие дела.

Автор: Антон Думин