Вступить в Клуб Войти
Введите логин
Введите пароль
напомнить пароль

Игорь Ковалев, директор по ИТ проектам «Форд Соллерс»: Прошу слова, или Записки на манжетах

16.09.2012

Прошу слова, или Записки на манжетах

Настоящему джентльмену всегда есть что сказать

    Идея написания этого материала появилась после прочтения статьи Дмитрия Иншакова «Секреты успешных выступлений» в журнале майском спецвыпуске журналаIT Manager.

    В резюме своей статьи Дмитрий приводит три основных фактора успешных выступлений: практика, практика и еще раз практика. И здесь я с ним полностью согласен, как, в общем-то, и практически со всеми его рекомендациями, изложенными в статье. Тем не менее у каждого из нас свой уникальный опыт и свои особенности (мой собственный опыт выступлений включает в себя более восьми лет). В этой статье я постараюсь раскрыть некоторые детали, которые помогают мне готовиться к выступлениям. Свои рекомендации я условно разделил бы на две категории: подготовка к самому выступлению и подготовка слайдов для презентации.
    Начну с выступления. И, начиная «с начала», стоит упомянуть о важности подготовки к первым фразам выступления, особенно для начинающих ораторов. Здесь популярны два подхода: либо рассказать вкратце о компании и себе любимом, либо начать с краткого описания темы выступления, желательно подобрав удачную шутку. Смех позволит расслабиться и вам, и залу, поможет создать атмосферу общения.

Зачем выступать?

    «Человек окончательно разбирается в том или ином предмете только тогда, когда начинает ему обучать». Я полностью согласен с этим утверждением, и для меня это основная причина, почему я выступаю с докладами (но, безусловно, не единственная). Суть в том, что, готовясь к выступлению, вы невольно приводите свои мысли по выбранному вопросу в некую систему, знакомясь с дополнительными источниками, то есть расширяете свои знания в данной области. Выступление на конференции делает ваше участие в событии более интерактивным (подробнее об этом остановлюсь ниже, говоря о подготовке к вопросам в рамках выступления). 
    Выступление на профессиональные темы также является одним из каналов доставки информации о вас потенциальным работодателям, не говоря уже о том, что пресса, освещая события, всегда более подробно останавливается на докладчиках. Это полезно, даже если в данный момент вы не занимаетесь поиском работы. Первые мои статьи в СМИ появились именно на основе выступлений, то есть представляли собой обработку их стенограмм, что проще, если до этого вы не сталкивались с написанием статей. В случае положительного опыта вы сможете перейти к самостоятельной работе над статьей, если, конечно, найдете время и желание для этого.
    Кроме более глубокого погружения в суть вопроса и расширения кругозора в затронутой области, в процессе подготовки доклада, а затем в общении с залом вы также повышаете вероятность завязать новые, полезные и интересные для себя знакомства в профессиональной среде. 
    Стоит ли выступать с одним и тем же докладом несколько раз? С моей точки зрения, стоит, если вы ожидаете, что большинство в аудитории не слышали вашего выступления на эту тему, – в этом случае высока вероятность, что вам зададут новые интересные вопросы и помогут посмотреть на тему с новой стороны. Не говоря уже о том, что, возможно, у вас появится новый материал, который изменит вашу точку зрения или сфокусирует ее на иных аспектах.

Первое выступление

    Первый раз я выступал по просьбе близкого знакомого, которого знал до этого много лет. Очень боялся и стеснялся, но тот факт, что сам этот человек вместе со своими коллегами присутствовал в зале, очень помог мне справиться с волнением. 
    Важный психологический фактор, который я смог тогда преодолеть, – страх выглядеть идиотом и играть роль «капитана Очевидность». Я был руководителем отдела ИТ и выступал перед коллегами – такими же руководителями отделов. Так как рассказывал я о своем личном опыте, вопросе, с которым сам уже разобрался, то мне казалось, что в этом нет ничего интересного (я же всё это прошел, и наверняка коллеги тоже всё это уже знают). ЭТО НЕ ТАК: 
    Во-первых, у каждого человека свой уникальный опыт.
    Во-вторых, многие могут вообще никогда не столкнуться с подобной технологией/проблемой (или о чем там ваша презентация) за всю карьеру.
    В -третьих, даже когда какое-то выступление не несет  в себе новой информации напрямую, часто рассуждения выступающего служат катализатором для размышлений на, казалось бы, никак не связанные темы. И польза от выступления все равно есть.
    В-четвертых, в зале всегда будут люди, менее опытные, чем вы.
    К первому выступлению стоит особенно тщательно готовиться, используя общепринятые советы (многие из них перечислены в Диминой статье). Какие-то моменты будут вас отвлекать, поэтому «свой урок» необходимо знать назубок, чтобы, отвлекшись на тот или иной раздражитель, было легче вернуться к теме своего выступления.
    Не увлекайтесь техническим описанием используемых ИТ-решений – это дело продавцов, кроме того, эту информацию заинтересовавшийся слушатель может получить из Интернета. Аудитории интересен именно ваш опыт, проблемы, которые вам пришлось решать, польза, которую вы смогли извлечь для компании, и т. д. Эту ошибку часто делают начинающие ораторы, и я в своем первом выступлении ее тоже не избежал.
    И еще, мне это кажется само собой разумеющимся, но все же. Я стараюсь всегда рассказывать о том, в чем действительно разбираюсь. Стоить учесть, что я вообще практик по натуре. Но знание предмета очень добавляет уверенности при выступлении.

Не бойтесь вопросов

    Никогда не стоит бояться вопросов – без них презентация скучна и смысл ее во многом теряется. Я – заядлый сторонник интерактивности.
    Проанализируйте вопросы, которые будут задавать другим ораторам, а также вам самому – это важно для понимания и оценки аудитории, а значит, поможет на первых порах справиться со стеснением и боязнью показаться скучным и неопытным. Ведь задавая вопросы, люди меньше боятся показать недостаток знаний. 
    Выступая, вы раскрываетесь, выставляя на общее обозрение свой опыт и мысли. Но не бойтесь возможной критики – я помню очень небольшое количество случаев, когда из зала открыто звучали слова осуждения оратору, если он рассказывал о собственном опыте. Открыто критикуют обычно только поставщиков решений .
    Помните: вы предоставляете слушателям конкретные поводы для разговора с вами, особенно в кулуарах после доклада, и это неизмеримо увеличивает полезность участия в конференциях. Как иначе незнакомым коллегам узнать, что вас интересует? Благодаря тому, что вы заранее ставите себя в менее выигрышную позицию, в какой-то мере подставляясь под критику, вам легче сломать лед стеснения и выше вероятность действительно интересного общения, которое наверняка обогатит ваш опыт.
    Никто не обладает всей полнотой знаний – заранее будьте психологически готовы к тому, что на какой-то вопрос вы, возможно, не сможете ответить, и не стесняйтесь это признать. На самом деле такими вопросами нужно дорожить – они помогают развиваться. Также бывает, что вы не готовы открыто обсуждать некоторые детали в силу их конфиденциальности или спорности. В таких случаях можно и нужно предложить перенести дальнейшее обсуждение в кулуары. 
    Уважайте слушателей – не бывает глупых вопросов, бывают только глупые ответы. Даже если ответ кажется вам само собой разумеющимся или не имеющим отношения к вопросу, вежливо объясните свою точку зрения. Кроме того, всегда сообщайте организаторам, если вы решили даже немного изменить тему выступления. Это необходимо с точки зрения управления ожиданиями аудитории – возможно, слушателям тема интересна именно в том ракурсе, в котором она была первоначально заявлена, да и вы избежите ненужных вопросов.

Немного технических деталей

    При подготовке к выступлению стоит подумать о политике вашей компании в области PR. Я всегда согласовываю свои презентации с отделом PR компании, в которой работаю, не говоря уже о непосредственном руководстве. Если ожидаю присутствия прессы в зале, то отдельно оговариваю, что любое цитирование можно делать только через утверждение в отделе PR моего работодателя. Особенно опасны электронные СМИ. Подготовка номера печатных изданий занимает некоторое время, а на сайте информацию можно опубликовать очень быстро, не менее быстро информация будет скопирована другими сайтами аналогичной направленности, не говоря уже о кэшировании в поисковиках, и тогда вычистка Интернета, по личному опыту, может занять около года.
    Подготовьте свою фотографию и краткую автобиографию – обычно организаторы спрашивают эту информацию для подготовки материалов о конференции. Посмотрите примеры: автобиография для выступающего – это не резюме для рекрутеров, хотя на крайний случай сойдет и оно.
    Заранее договоритесь с организаторами о том, чтобы кто-то в зале был готов передавать микрофон участникам, которые будут задавать вопросы.
    Избегайте в тексте доклада аббревиатур или терминов, специфичных для вашей компании. Вообще полезно проанализировать целевую аудиторию своего выступления (в добавление к словам Димы на эту тему). Если аббревиатура PR будет понятна большинству слушателей, то чем занимается MP&L (Material Planning and Logistics – отдел планирования и доставки материалов), догадаются не многие. Вы можете ожидать от специалистов знания отличий NAS от SAN, но если выступаете перед логистами или студентами, лучше либо избежать технических тонкостей, если они не являются факторами, значительно влияющими на предмет обсуждения, либо подготовить краткое и понятное аудитории описание основных параметров, особенно с точки зрения выбранной вами темы выступления.
    Классика подготовки чего бы то ни было нетленна: никогда не откладывайте работу на последний день/вечер перед докладом!!! К этому стоит приучать себя со школы. Очень облегчает жизнь!!!
«А у меня карточка есть!» (анекдот). Пошлите презентацию организаторам и запишите на две флешки. Плюс пусть она будет доступна в вашем почтовом ящике на каком-нибудь интернет-почтовике и на dropbox.

Сколько людей, столько и мнений

    Что делать, если докладчик, выступавший до тебя, уже показал пару слайдов с информацией, которая не соответствует твоей? Первое – «спокойствие, только спокойствие» (Карлсон). Если информация предыдущего оратора отражает его субъективное мнение – пожалуйста, сколько угодно, ведь вы имеете право на собственную позицию, и стилистически правильно будет даже специально остановиться на различиях между вашей позицией и позицией оппонента. В споре потенциально может родиться истина. 
    Если речь идет о фактической информации, то постарайтесь выяснить, в чем причина расхождений, на какие источники опирался ваш оппонент. В случае, если решите, что его информация ближе к истине, можно либо поменять, если есть возможность, свою презентацию, либо пролистнуть это место и не привлекать внимания к расхождениям, либо специально указать, что здесь ваше мнение или другие источники расходятся с мнением указанного оратора.

На закуску – студенты

    Студенты сидят до конца, особенно бакалавры. Я скорее привык, что если человеку надоело или его ждут другие дела, то у него найдется тысяча причин, чтобы выйти из зала во время конференции, и он встает и уходит. Никаких обид – просто дела. Студенты не уходят, но начинают отвлекаться/болтать/засыпать. Магистры на курсе MBA тоже не уходят, но они знают, зачем сюда пришли, заплатили деньги, и стараются получить максимум. 
    Студенты шушукаются обычно по двум причинам. Либо им скучно, либо они что-то обсуждают, в некоторых случаях даже текущую лекцию. Можно повысить голос и в вариантах его надорвать. Можно продолжать тихо говорить самому себе. Можно начать задавать вопросы болтающим – может, всем будет интересно обсудить то, о чем они разговаривают. А можно и помолчать, пока не станет тише... Выступая первый раз перед студентами, я забыл это. Чуть не сорвал голос, когда выступал перед бакалаврами. Если буду еще выступать перед учащимися – постараюсь не забыть. Выбора между молчанием, вопросами залу, тихим голосом еще не сделал. 
    Примеры из жизни на каждый слайд я и так подготовил. Еще интереснее будет, наверное, накидать пару вопросов залу для каждого слайда. От интерактивности выиграют обе стороны.
    Времени много. Выступление на конференции обычно длится 10-20 минут, и его традиционно не хватает. 45 (90) минут хватает даже такому любителю поговорить, как я.

А теперь – дискотека! (слайды)

    Соглашаясь на выступление, я всегда стараюсь накидать тезисы в районе десяти строчек, даже если меня об этом не просят. Это всегда прекрасная проверка, насколько ты готов говорить по теме.
    Превращая тезисы в доклад, стараюсь максимально придерживаться принципов “Death by PowerPoint”. Не буду повторять рекомендаций этого занимательнейшего документа – погуглите и прочтите сами.
    Картинки беру на istockphoto.com – цены там вполне доступные, особенно если покупать картинки в минимальном разрешении, так как для презентаций этого вполне достаточно. Вопреки общепринятым рекомендациям, я не всегда гнушаюсь клипартами, если они прекрасно иллюстрируют мою мысль. Есть выступающие, которые предпочитают рисовать себе картинки сами – качество рисунка компенсируется тем, что вы изображаете именно то, что хотите, а не ищете то, что максимально близко отражает вашу мысль.Помните о том, что картинки, найденные гуглом, скорее всего, охраняются законом об авторском праве, и их использование также регламентируется законом.
    Всегда сжимаю картинки в презентации перед отправкой – проще показывать и, что особенно важно, пересылать.
Не стесняйтесь использовать анимацию, но и не перебарщивайте. Многократное кликание не должно отвлекать вас от передачи своих мыслей. Помните о том, что можно объединять объекты в группы по событию: например, по клику можно показать и текст, и иллюстрирующую его картинку. Различные объекты можно сопровождать различной анимацией – тут уж надо будет полагаться на свой вкус.
    Если приходят в голову оригинальные примеры, шутки по теме и т. д. – относитесь к ним бережно, запишите их в примечаниях к слайду. Иногда я делаю это в виде комментариев к конкретным объектам на слайде – во время презентации их не видно, а при проверке и повторении они наиболее доступны в такой форме.
    Если в комментариях есть информация, распространение которой в печатном виде нежелательно, не забудьте их удалить или просто сконвертируйте презентацию в pdf для передачи организаторам или слушателям, комментарии при этом исчезнут.
После окончания работы над презентацией или подготовки черновика проверьте правильность информации на титульном листе – дату, версию, если они есть, заголовки и колонтитулы.
    Чаще всего при создании новой презентации вы будете использовать отдельные слайды или заготовки из уже существующего материала. Стоит убедиться, что стили оформления слайдов однородны или, наоборот, неоднородны в случае, если выбранная вами цветовая гамма не подходит для всех слайдов в новой презентации. Как-то я раскрашивал чуть ли не каждую букву в строчке в зависимости от фона, сделанного на основе фотографии.
    Не стесняйтесь заслонять стандартные колонтитулы картинками. Именно картинками – тексту по краям не место.
Если вы используете слайды из своих прошлых презентаций – убедитесь в том, что информация в них актуальна. Например, количество работников или заводов не изменилось с тех пор, как вы готовили прошлый доклад.
Располагая текст на слайде, пользуйтесь приемами футуристов. Не зря многие филологи считают Маяковского вторым поэтом после Пушкина, повлиявшим на русскую поэтическую словесность. Классическая «лестница», группировка фраз и иллюстрирующих их фотографий – при использовании с умом и минимальном эстетическом контроле такой подход сделает вашу презентацию интереснее и проще для понимания.
    Напоследок еще раз вернемся в начало. Использование классического каркаса поможет приступить к подготовке презентации и сфокусировать мысли:
● Первый слайд – название и о себе.
● Второй слайд – план доклада или информация о вашем работодателе.
● Последний слайд – картинка со словом «Спасибо» или «Вопросы?».
Начало положено, теперь начинаем раскрывать тезисы, перечисленные в плане доклада.

В качестве заключения, или В первый раз, как в первый класс

    Сюжет фильма «День сурка» никогда не был мне близок – жизнь не стоит на месте, и даже если вы делаете один и тот же доклад в десятый раз, всегда что-нибудь будет по-другому.
    Особенно тщательно стоит готовиться к выступлению перед новой для себя аудиторией. Одно дело рассказывать о запуске финансовой системы коллегам, другое – финансистам, а от студентов вуза стоит ждать и вовсе иной реакции, и вопросы их будут интересовать совсем другие. (Эту статью я тоже показал до публикации нескольким знакомым. Задайте себе вопрос: зачем слушатели будут тратить свое время на ваш доклад? Какое отношение они имеют к теме вашего доклада? Какие количественные параметры их будут интересовать в рамках обсуждаемой темы? Бюджет, сроки, количество участников, область применения – эти цифры стоит подготовить заранее.
    В идеальной ситуации расскажите презентацию самому себе, чтобы грубо оценить время, а потом расскажите неспециалисту, чтобы оценить доходчивость. Я обычно прошу помощи у жены. Время необходимо сравнить с объявленным и поставить себе напоминание за 5-10 минут до окончания срока, с тем чтобы в случае задержек вы спокойно спланировали завершение своего рассказа. Доходчивость стоит проверить, даже если вы собираетесь выступать перед специалистами, – ясный и понятный язык никогда не помешает и поможет вашим слушателям сосредоточиться на основных мыслях доклада.

Другие публикации