IT: нет нерешаемых задач, есть нереальные бюджеты

Конец года – традиционная календарная пора для формирования и утверждения всевозможных бюджетов. Одна из наиболее сложных и спорных статей бюджета – затраты на информационные технологии. Рассмотрим основные методы формирования и планирования IT-бюджета, особенности его расчета и практические рекомендации. 

Основные принципы
В последнее время IT-департамент становится все более значимым и ресурсоемким структурным подразделением компании. Поэтому логично было бы, чтобы его директор стал не только полноправным, но и весьма активным участником процесса бюджетного планирования. Понимание руководителем подразделения принципов формирования IT-бюджета и управления им становится важным фактором успешной работы всего отдела. Немаловажной является и эффективность исполнения IT-бюджета, оцениваемая по качеству выполнения обоснованных требований и заявок основных подразделений фирмы. При его составлении не следует забывать о том, что представленные в нем цифры должны быть понятны финансистам и руководству. Достигается это как за счет соответствия формата IT-бюджета общим требованиям бюджетного планирования, принятым в компании, так и определения экономической эффективности того или иного проекта.

Очевидно, что IT-бюджет должен быть сбалансированным. Операционные расходы необходимо планировать с учетом постатейных затрат предыдущих периодов, капитальные – с учетом предполагаемых вложений в новые услуги и модификацию ресурсов на существенные изменения действующих. В доходной части следует предусмотреть плановые поступления от предоставления всех IT-услуг.

Формируя бюджет, необходимо в рамках имеющихся финансовых возможностей обеспечить реализацию одной из главных задач – привести в соответствие планируемые расходы с планами работы IT-подразделения и основного бизнеса.

Сформулируем главные принципы, которыми следует руководствоваться при подготовке и формировании основного финансового документа отдела информационных технологий:

1. интересы топ-менеджмента в отношении IT должны быть ясны и понятны;
2. определена зона ответственности: что непосредственно является объектом управления IT-подразделения;
3. сформулированы потребности (ожидания, требования) подразделений компании на планируемый бюджетный год и выстроены их приоритеты;
4. структура финансового документа IT-отдела должна соответствовать требованиям общекорпоративного бюджета;
5. по планируемым проектам должен быть оценен их экономический эффект.

Структурирование и планирование
Рассмотрим структуру расходов IT-бюджета. Он должен состоять из двух частей – операционной и инвестиционной. В первой из них затраты планируются на необходимые нужды и связаны непосредственно с текущей деятельностью компании. Инвестиционные расходы направлены на перспективное развитие и, по сути, должны отражать зависимость между вложениями и полученным экономическим эффектом.

Операционная часть формируется с учетом объемов и качества уже предоставляемых услуг и может содержать затраты на следующие статьи:

1. услуги связи;
2. текущее обслуживание и ремонт;
3. закупка оборудования, предназначенного для ремонта;
4. расходные материалы;
5. информационное обеспечение;
6. услуги сторонних организаций;
7. командировочные расходы;
8. обучение персонала отдела информационных технологий;
9. оплата труда сотрудников IT-подразделения;
10. прочие затраты, связанные с текущей деятельностью.

Инвестиционная составляющая определяет плановые вложения в новые услуги и модификацию имеющихся ресурсов. Оптимально на каждый проект делать отдельный расчет, который является составной частью общего бюджета развития.

В инвестиционные, как правило, включают затраты на следующие статьи:

1. программное обеспечение (по видам);
2. разработка специализированного программного обеспечения;
3. построение сегментов локальных сетей;
4. сетевое, компьютерное и офисное оборудование;
5. телекоммуникационные комплексы;
6. системы безопасности;
7. вспомогательные технические средства и т.д.

Можно также составлять IT-бюджет по объектам финансирования. Ими могут быть как подразделения фирмы, так и отдельные проекты и направления деятельности. Все это необходимо включать в общую пояснительную  записку,  содержащую  все  расчеты и описания для каждой строки.

Прежде чем приступать непосредственно к определению параметров бюджета, необходимо его планирование, основными положениями которого являются:

1. план оснащения (график приобретения ПК, всегда имейте резерв!);
2. обоснование бюджета (пояснительная записка) с поправочными коэффициентами, учитывающими увеличение (снижение) стоимости оборудования, расходных материалов, услуг на планируемый период;
3. проведение тендеров на закупку средств IT для анализа предложений и определения оптимального сочетания цены, функциональности и качества;
4. разбивка годового бюджета на квартальные и месячные.

Практическое бюджетирование
Теперь на конкретных примерах рассмотрим, в каком виде можно представлять и защищать IT-бюджет. Он может быть сформирован различными способами. К примеру, еще пять лет тому назад я составлял только месячный финансовый план с разбивкой по неделям (см. таблицу 1).



Это был самый простой вариант, представляющий собой список необходимого оборудования. Позднее в него стали включаться затраты на оплату услуг поставщиков, связь и Интернет. В таком виде документ просуществовал довольно долго, поскольку процесс формирования бюджета в организации не был достаточно развит. Попытавшись таким образом составить годовой документ, я получил большой объем информации, который содержал много лишнего. Поэтому любые данные необходимо обобщать. Удобно и оптимально представлять их в виде таблицы 2.



Для примера приведем описание строки затрат «Расходные материалы для оргтехники» (С3) (см. табли¬цу 2). Она включает закупку новых картриджей и различных расходных материалов. По результатам нормирования затрат на них исходя из имеющегося парка принтеров, копировальных аппаратов, другой оргтехники и его возможного расширения расходы по данной статье на следующий год должны составить 350 тыс. руб. Расчет произведен по статистическим данным за 2009 год и заявок подразделений на 2010 год.

Как правило, необходимые суммы финансирования определяются на основе:

1. имеющихся статистических данных прошлых лет;
2. заключенных договоров обслуживания;
3. запросов на новое оборудование;
4. специальных формул расчета.

Статистика прошлых лет – самый простой из вариантов, но в то же время он требует определенной проработки. Ведь чем больше выборка по глубине просмотра, тем информация более объективная. Для обработки данных можно использовать компьютерые средства. К примеру, программный комплекс автоматизации деятельности IT-подразделений «Аристотель» позволяет получать обобщенные показатели по расходным материалам, представленные в таблице 3.



Целесообразно планировать расходы на основании заключенных договоров обслуживания, особенно когда они подписываются на весь бюджетный период, заранее оговариваются суммы платежей и возможные повышения цен.

Если есть хорошая статистика по стоимости закупленного оборудования, то по этим данным можно проводить оценку затрат. Данный метод позволяет определить расходы на среднестатистическую позицию. К примеру, средняя стоимость картриджа составляет 4000 руб.

Использование специальных расчетных формул, пожалуй, наиболее трудоемкий процесс. Расчет возможен на основе статистики прошлых лет как конкретного предприятия, так и IT-сферы в целом. Рассмотрим примеры расчета затрат по статье «Ремонт и обслуживание вычислительной техники».

Вариант 1. По статистическим данным конкретного предприятия (см. таблицу 4). Формула расчета:

З1 = ((З0/100 × МО0) × УО0) + (З0/100 × МС0) × × УС0) + (З0/100 × МП0) × УП0)),

где З1 – расчетные затраты на 2010 год;
З0 – затраты на 2009 год;
МО0 – массовая доля расходов на ремонт оргтехники в 2009 году;
УО0 – процент увеличения количества оргтехники в 2009 году;
МС0 – массовая доля затрат на ремонт серверов в 2009 году;
УС0 – процент увеличения количества серверов в 2009 году;
МП0 – массовая доля затрат на ремонт вычислитель-ной техники в 2009 году;
УП0 – процент увеличения количества вычислитель¬ной техники в 2009 году.

Как видно, в данном случае мы опираемся на затраты предыдущих лет и определяем массовую долю по каждому виду оборудования.

Источник: Консультант №23