Дмитрий Иншаков, к. т. н., ИТ-директор PricewaterhouseCoopers в России: Секреты успешных выступлений

В мире вышли в свет десятки хороших книг по публичным выступлениям. Некоторые из них переведены на русский язык. Встречаются также достойные произведения отечественных авторов — среди них я бы выделил книгу Радислава Гандапаса «Камасутра для оратора». Вот только по-прежнему на конференциях и семинарах можно услышать докладчиков, на фоне дремлющей аудитории скучно и монотонно читающих текст со слайдов. Как не оказаться в их числе? Несколько советов вы найдете в этой статье.

Когда вы узнаете, что вам предстоит где-то выступить, постарайтесь не откладывать в долгий ящик подготовку своего доклада, а сразу начните с главного вопроса: «Зачем вы выступаете?» То есть, какова основная цель выступления и каких действий вы хотите добиться от аудитории после его окончания. Также неплохо задаться вопросом, чем это выступление может быть полезно и интересно слушателям. Поэтому столь важно заранее знать не только потенциальное количество, но и примерный состав аудитории — не стесняйтесь уточнить данную информацию у организаторов мероприятия. Профессиональные докладчики тоже это делают, а некоторые из них еще стараются заранее выяснить ожидания аудитории от их выступления.

Структура

После того как разобрались с целью, стоит сразу задуматься о структуре («скелете») выступления. Обычно в основе лежит главная мысль/цель и три-четыре аргумента, которые ее поддерживают. Честно говоря, большее количество аргументов аудитория все равно вряд ли твердо запомнит.

Имея прочный «скелет» выступления, дальше можно его наращивать, варьируя продолжительность доклада. При подготовке всегда важно продумать, как вы его начнете и чем закончите. Концовка и начало — это то, что отложится в памяти слушателей. Причем в концовку помимо повторения основных выводов неплохо включить побуждение к действию — сообщите, что вы ждете от публики, что они должны сделать прямо сейчас или после того, как вернутся к своим привычным обязанностям.

Не старайтесь излишне усложнять структуру своей презентации. Большинство выступлений построено на основе двух известных сценариев. Первый — описание проблемы; рассмотрение путей ее решения (в том числе уже известных и неэффективных); предлагаемое вами решение. Второй сценарий — актуальная проблема; ее решение; объяснение, почему именно это решение эффективно и в чем его преимущества для аудитории. Если предложенных сценариев недостаточно, обратите внимание на то, как были построены речи знаменитых ораторов, — здесь может помочь Интернет или книги типа «Речи, которые изменили мир» (3-е издание, 2010 г., издательство Манн, Иванов и Фербер).

Если вы хотите заранее написать речь, не рекомендую готовить весь текст, ограничьтесь лишь структурой и тезисами. Причем во время выступления желательно придерживаться структуры презентации и уж точно не стоит ее менять незадолго до выступления.

Заклятый враг

Страх – заклятый враг начинающего спикера. Он может перехватывать дыхание, сжимать горло, парализовать движения и мысли. Чтобы преодолеть его, новичку лучше начать с выступлений перед хорошо знакомыми и доброжелательно настроенными людьми, а затем постепенно увеличивать сложность презентаций и размер аудитории. К счастью, с практикой у  большинства ораторов рано или поздно наступает момент, когда они начинают получать удовольствие от выступлений, которое перекрывает негативные эмоции, вызванные страхом. Чтобы быстрее пройти по этому пути, постарайтесь заранее настроиться на успех.

Поскольку в привычном месте выступать проще, постарайтесь заранее узнать у организаторов подробности о помещении, в котором предстоит выступать. Придите в него раньше слушателей, чтобы освоиться и почувствовать себя хозяином, а не гостем. Заранее позаботьтесь о том, что может понадобится во время презентации — бутылка минеральной воды и стакан, маркеры к флип-чарту и т.п.

Копию презентации лучше прислать организаторам заранее и попросить подтвердить, что ее формат подходит, шрифты читаются и т. д. Тем не менее вам будет легче, если в качестве дополнительной страховки у вас в кармане будет лежать флэшка. Если рядом с ней будет находиться аккуратный листок с тезисами выступления, то аудитория этого не узнает (пока вы его не достанете), а вас это успокоит. Заранее подготовьте фразы, с которых начнете и которыми закончите свое выступление. Ну а если пока нет уверенности в своих силах, несколько раз прорепетируйте свое выступление. Думаю, трех раз будет вполне достаточно. При этом можно подглядывать в шпаргалку с тезисами, но с каждым разом старайтесь делать это все реже и реже.

Если в зале будет кто-то из друзей, попросите их сесть в центре на первых рядах — время от времени вы сможете смотреть на них и находить поддержку в ответном взгляде. Вы даже можете представить, что выступаете персонально для кого-то из них.

Не следует пытаться заглушить волнение алкоголем или всю ночь перед выступлением повторять речь — лучше просто отдохнуть и выспаться. И, главное, чем больше вы будете выступать, тем меньше вам будет мешать страх.

Встречают по одежке...

Известная народная мудрость начинается словами «встречают по одежке...» Несмотря на то, что она заканчивается «...а провожают по уму», первое впечатление действительно важно. И часто оно складывается еще до того, как оратор начал говорить — по его внешнему виду. Кстати, речь идет не только об одежде и обуви, но и манере поведения, походке, жестикуляции и т. п. (об этом — чуть позже).

Во время публичного выступления оратору приходится ходить или сидеть за столом на сцене или стоять за трибуной. Учитывая это, брюки и юбки должны быть достаточно длинными, а обувь — в полном порядке. Поэтому когда на улице грязно, я беру с собой сменные начищенные ботинки.

Одежда и обувь не должны доставлять внутренний дискомфорт и отвлекать ваше внимание. Поэтому для выступлений лучше не пользуйтесь совсем новыми вещами, которые одеваете впервые. Важно не допускать дисбаланса между тем, что вы говорите, и тем, как выглядите. Для официальных случаев вполне подойдет темный или серый костюм, однотонная рубашка и элегантный галстук. Хорошо, если ваш внешний вид не слишком отличается от «дресс-кода» аудитории, а если отличается — то в сторону «немного лучше, чем у большинства в зале». Если сомневаетесь — лучше ошибитесь в сторону более строгой формы одежды. Вы будете себя чувствовать более уверенно, а при необходимости сможете оперативно сделать некоторые «послабления» — снять галстук, расстегнуть верхнюю пуговицу.

Привлечь и удержать

Один из самых простых, но эффективных способов привлечь внимание слушателей с самого начала выступления — улыбнуться и сказать аудитории что-то приятное. Можете подчеркнуть то общее, что у вас есть, поделиться чем-то личным. Правда, важно сделать это искренне — фальшь и наигранность обычно успеха не приносят. Но поговорим о позитивных примерах. Так, одно из своих выступлений в Санкт-Петербурге на международном CIO-конгрессе «Белые Ночи» я начинал с того, что сказал, как мне приятно приехать в родной город, где начиналась моя ИТ-карьера, чтобы обсудить с коллегами один из наиболее актуальных вопросов в сфере информационных технологий. Было важно не только то, что я это говорил, а то, что делал это искренне.

Другие приемы привлечения внимания в начале выступления: неожиданный факт, яркая короткая история, вопрос к аудитории. Большинство начинающих ораторов не решаются обратиться за помощью к аудитории. Опытные же — наоборот. К примеру, могут начать свое выступление с просьбы пересесть на первые ряды, открыть окно и т. п.

Удержать внимание аудитории сложнее. На мой взгляд, для этого в первую очередь важно, чтобы вам самому был интересен предмет и идеи презентации, а также, чтобы она проходила в интерактивном формате. Ведите диалог с аудиторией, время от времени задавайте вопросы, даже риторические. Проводите мини-голосования. Кстати, для этого совсем не обязательно иметь специальную аппаратуру или программное обеспечение. Простое: «поднимите, пожалуйста, руку, те, кто согласен с этим утверждением», — вполне работает и сегодня.
Интересные истории и конкретные примеры из жизни обычно намного интереснее для слушателей, чем длительный рассказ о «теории» и абстрактных «лучших практиках». Если Вы можете продемонстрировать аудитории какой-либо предмет (образец продукции, книгу и т. д.), это будет интереснее, чем его фотография на слайде.

Не забывайте про зрительный контакт с аудиторией — старайтесь распределять внимание на весь зал, переводя через несколько секунд взгляд с одной его части на другую. Как можно реже поворачивайтесь к залу спиной. По этой причине не самым удачным является длительное использование флип-чарта. В ходе выступления можно иногда обращаться к конкретным слушателям («А что нам скажет начальник транспортного цеха?»)

Если вы все-таки потеряли контакт и контроль над аудиторией, не пытайтесь громким голосом требовать к себе внимания, как разгневанная учительница младших классов. Попробуйте прямо противоположный способ. Остановитесь на одном месте, устремите спокойный взгляд чуть выше голов слушателей и просто подождите. Можно мысленно сосчитать до 20. Вы еще не успеете закончить счет, а в зале уже волшебным образом установится тишина. Не раз сам проверял – это работает!

Старайтесь чаще аппелировать не только к уму, но и к чувствам слушателей. Не забывайте, что ваши энергия, экспрессия, хорошее настроение и юмор  для аудитории намного важнее, чем красивые слайды.

Вопросы

В начале выступления сразу обозначьте, когда у слушателей будет возможность задать вопросы и сколько времени на это будет выделено. Начинающим ораторам лучше зарезервировать время для вопросов в конце выступления. Более опытные могут предпочесть отвечать прямо по ходу выступления – это вносит разнообразие, но создает опасность застрять на одном из разделов, и как следствие, не уложиться в регламент или скомкать финальную часть презентации.

Если у аудитории есть к вам вопросы — это уже хорошо. Кстати, если вы ждете вопросы от аудитории, а их нет, можно воспользоваться старым «дедовским» методом: ответьте на вопрос, который вам часто задают по теме презентации (или на который вы сами хотели бы ответить). Управлять потоком вопросов должны вы, а не аудитория. Можно попросить поднимать руки тех, кто хочет о чем-то спросить и давать слово по очереди. Если вопросы постоянно задает один и тот же человек, вы вправе сказать, что хотели бы дать возможность и другим задать вопросы, а на его следующие вопросы вы ответите, если останется время. Когда вы ожидаете от некоторых слушателей острые вопросы, можно заранее сказать «пожалуйста, не стесняйтесь задавать трудные вопросы». Тогда получится что те, кто их задает, выполняют вашу просьбу.

Когда вас о чем-то спросили, то до конца выслушайте собеседника и убедитесь, что поняли вопрос, а если нет — не стесняйтесь переспросить. Старайтесь отвечать для всей аудитории, а не только тому, кто задал вопрос. На практике это может выглядеть так. Когда слушаете вопрос и начинаете отвечать, вы смотрите на того, кто его задал. Во время ответа поочередно концентрируете взгляд на разных частях аудитории, а при завершении – снова смотрите на задавшего вам вопрос. Вполне уместно поблагодарить за хороший вопрос. Не стоит начинать ответ словом «нет», гораздо лучше работает конструкция: «Да, Вы правы, что..., но...». Не бойтесь трудных вопросов. В конце концов, вы не обязаны знать про все на свете. Можно, к примеру, записать вопрос, попросить визитку у задавшего его слушателя и пообещать с ним связаться в течение 24 часов. Если ваше время истекает, а вопросы все не кончаются, то на помощь может прийти фраза «у нас осталось время только на один вопрос».

Если по плану на ваше выступление отведено больше 15–20 минут, помните, что после этого времени внимание зала серьезно ослабевает. Чтобы его «реанимировать», смените ненадолго способ общения с аудиторией — проведите сессию вопросов и ответов, покажите короткий видеоролик и т. п.

Не затягивайте выступление. Лучше закончить раньше отведенного времени, чем заставлять слушателей ждать, когда вы наконец-то закруглитесь.

Язык тела

Большинство экспертов считает, что в том, как воспринимают выступление, основную роль играет не то, что именно вы говорите, а как вы выглядите и говорите (так называемое невербальное восприятие — поза, жесты, мимика, интонации голоса).

В начале 90-х я прочитал книгу Аллана Пиза «Язык телодвижений». Пожалуй, этот язык не сильно изменился за последние двадцать лет. Действительно, многое о вас способна рассказать даже манера рукопожатия, и уж тем более любимые жесты и позы.

Во время публичного выступления важно, чтобы ваша поза была дружественной и открытой. Стоит избегать перекрещения рук или ног — для аудитории это выглядит как своеобразный барьер. Кстати, в качестве подобного барьера может выступать и любой крупный предмет, который вы держите в руках (например, папка) и который разделяет вас с аудиторией. Не нагибайте голову слишком низко — это типично для состояния обиды, старайтесь не сутулиться и не втягивать плечи — у слушателей это будет ассоциироваться с состоянием страха. Положение тела должно быть устойчивым, не нужно качаться из стороны в сторону. Но не следует впадать в другую крайность и все выступление стоять на одном месте — время от времени меняйте свое местоположение на сцене. Чтобы ваши движения не выглядели беспорядочно, вы можете мысленно нарисовать на полу треугольник и перемещается по нему. Чем больше аудитория – тем больше должен быть этот воображаемый треугольник и тем активнее вам нужно двигаться.

Один из вопросов, который часто волнует начинающих спикеров: «Куда девать руки?» Точно не стоит класть обе руки в карманы. Вам и слушателям будет вполне комфортно, если ваши руки будут находиться примерно на уровне живота. Жестикулировать лучше выше линии пояса, при этом старайтесь не прятать ладони — они помогают формировать доверие аудитории.

Не стоит постоянно вертеть ручку или маркер в руках, ломать карандаш, крутить обручальное кольцо на пальце и т. п. Зачастую подобные действия слишком сильно привлекают внимание аудитории («сломает ли он в конце концов карандаш или нет?»), за счет чего к сути вашего выступления прислушиваются гораздо меньше.

Голос и микрофон

Голос — важный инструмент оратора, от которого многое зависит. Для того чтобы значительная часть аудитории задремала, достаточно лишь нескольких минут монотонного бормотания на одной ноте. Чтобы этого не случилось, разнообразьте использование своего голоса — меняйте темп и интонации, выделяйте главные мысли — причем громче говорить необязательно, зачастую эффектней сделать это негромким голосом после «театральной» паузы. Старайтесь говорить четко, не проглатывая окончания. Здорово, если, когда надо, вы умеете говорить громко — рано или поздно это может понадобиться. По себе знаю, что развивать все эти навыки очень помогает занятие вокалом, как песенным, так и сценическим.

Если вы не уверены, как лучше выступать — с микрофоном или без, спросите у задних рядов, хорошо ли им слышно без микрофона. Если мнения в зале разделились, лучше не рисковать и взять микрофон. Поворачивайте его вместе с движениями головы. Постоянно держите микрофон на расстоянии нескольких сантиметров от рта, почти перпендикулярно к лицу. Радиомикрофон в подавляющем большинстве случаев удобнее стационарного, поскольку он предоставляет возможность передвигаться по сцене. Но у него в самый неподходящий момент могут кончиться батарейки, поэтому заранее убедитесь, что есть запасной (менять сами батарейки во время выступления – сомнительное удовольствие).

Инструменты

Нередкая проблема, возникающая при выступлениях, — истекшее время при незаконченном материале. Не оказаться в такой ситуации поможет обратный отсчет времени. Обычно раньше для этого в первом ряду сидела помощница, которая показывала листочки с количеством оставшихся до конца выступления минут. Сегодня планшетник iPad или Galaxy Tab вполне подойдет для этой задачи — в AppStore и Google Play есть немало соответствующих приложений. Для себя я выбрал доступную для обеих платформ программу “Presentation Clock” — в первую очередь за крупную и удобную цветовую индикацию обратного отсчета времени (зеленый/желтый/красный). Также в этой программе можно заранее задать несколько таймеров для презентаций разной длины, поэтому когда вы на сцене, достаточно лишь один раз нажать на кнопку.

Кстати, в качестве шпаргалок с ключевыми тезисами, удобно использовать не только цветные карточки, но и те же самые планшетные компьютеры.

Есть еще презентер (presenter) — маленький беспроводной пульт для перелистывания слайдов ваших презентаций. Без этого простого устройства вы оказываетесь привязаны к ноутбуку. На конференциях мне довелось видеть, как выступающий держал в руках беспроводную мышь и перелистывал слайды нажатием на ее клавиши — честно скажу, смотрелось это странно (хорошо еще, что мышь не была проводной). Нередко докладчики привлекают помощника, который сидит за ноутбуком и по сигналу перелистывает слайды. Презентер же помогает быть хозяином положения без посторонней помощи. У многих из этих гаджетов есть функция лазерной указки, но с ней лучше быть поосторожней. Я говорю не только о том, чтобы не светить в глаза зрителям. Когда вы стоите на расстоянии в несколько метров от экрана и направляете ее на экран, указка как рычаг многократно усиливает микродрожание Ваших рук. Чтобы это не было заметно, используйте лазерную указку лишь время от времени и обводите ей важные области на экране, а не указывайте на одну точку или цифру. Кстати, продвинутые презентеры также можно использовать и в качестве таймера обратного отсчета. У меня такое устройство всегда лежит в портфеле, и эта привычка не раз сослужила мне добрую службу. (Сейчас это модель «Logitech Professional Presenter R800» — на мой взгляд, единственным недостатком этого замечательного устройства является высокая цена.)

Минимум текста

Нередко ошибкой докладчиков становится попытка уместить в короткое выступление как можно больше слайдов и текста. Но, как бы быстро мы ни говорили, аудитория «про себя» прочитает содержимое выведенного на экран слайда быстрее. Поэтому ни к чему хорошему не приводят попытки «запихнуть» весь текст на слайды. Лучше оставить лишь ключевые фразы, убрав второстепенные детали. Постарайтесь, чтобы в каждом слайде была понятная основная мысль. Не перегружайте презентацию, предназначенную для показа в зале, большим количеством цифр и таблиц — гораздо уместнее продемонстрировать графики.

Количество используемых шрифтов и цветов желательно оставить в пределах разумного — чаще всего это не более трех на презентацию и слайд соответственно. Шрифты менее 18-го размера не нужны. Слишком маленький текст будет раздражать слушателей, которым приходится напрягаться, чтобы его прочитать. Старайтесь на слайдах максимально использовать визуальные материалы, ведь они не только помогают быстро понять смысл презентации, но и привлекают внимание аудитории. Кстати, в презентациях крупных международных компаний предпочтение обычно отдается фотографиям, а не рисункам.

Если вы сомневаетесь, насколько хороши и понятны слайды, покажите их нескольким людям — причем как коллегам, хорошо разбирающимся в вопросе, так и, к примеру, сотрудникам отдела маркетинга. Они обычно знают, как «правильно» оформлять презентации, но вряд ли являются экспертами в вашей предметной области. Обратная связь поможет вам сделать слайды лучше и понятнее.

Не как все

В Интернете несложно найти видеозапись легендарной речи Стива Джобса перед выпускниками Стэнфорда в 2005 году. Думаю, что далеко не все в ней соответствуют представлению о «правильной» презентации. Стив читал текст по бумажке, все время стоял за трибуной, редко смотрел на аудиторию, но... несмотря на все это многие (и я в том числе) считают его речь одним из лучших примеров публичных выступлений. Думаю, дело в том, что она не такая, как большинство выступлений других ораторов. Стив Джобс был намного откровеннее, нежели большинство из них, в своей речи не побоялся поделиться глубоко личными историями и переживаниями, делать острые замечания.

Есть у меня и пример из собственной практики. В 2011 году на вручении премии «IT-лидер» поочередно объявляли победителей в различных номинациях. CIO выходили на сцену и выступали с небольшими речами. Правда, сейчас вряд ли кто-то может вспомнить, что именно мы тогда говорили. Но через несколько дней ролик с моим выступлением кто-то разместил на YouTube, а затем этот видеоряд организаторы использовали для рекламы премии следующего года. Почему? Думаю, дело в том, что мое выступление принципиально отличалось от всех других. Хотя, как и многие, я начал его со слов благодарности своей команде, но быстро перешел к пожеланиям собравшимся успехов не только на работе, но и в своих хобби. И, главное, поделился примером — без музыкального сопровождения спел куплет своей любимой песни, которую потом кто-то назвал «Песней IT-лидера». Этим я приятно удивил не только зрительный зал, но и опытных ведущих. Наградой мне были бурные аплодисменты и слова поощрения знакомых и незнакомых коллег. Не думаю, что на какой-нибудь конференции вокалистов мое выступление было бы так же встречено, но коллег мне удалось приятно удивить, поскольку не у каждого CIO за плечами несколько лет занятий сольным пением и пара десятков лет песен под гитару.

Как же вам выступить не так, как другие? К примеру, если все говорят из-за трибуны, возьмите радиомикрофон, и говорите, передвигаясь по сцене. Если все выступают со слайдами, попробуйте найти возможность выступить без них. Чем более опытным спикером вы будете становиться, тем больше необычных приемов вы сможете подсмотреть у других и начать использовать сами. Кстати, можно привлечь внимание к своему выступлению еще до его начала — скажем, при помощи красочных листовок или личных приглашений.

Три важных фактора

На мой взгляд, главный секрет того, как стать успешным оратором, достаточно прост. Это практика. Много практики. Выступления перед публикой, репетиции, тосты за праздничным столом и т. д.

И конечно, обратная связь, которая поможет вам совершенствовать свои навыки. Попросите знакомых записать ваше выступление на видео. Если вы никогда не видели со стороны собственные выступления, то при просмотре записи можете сильно и не всегда приятно удивиться. Не расстраивайтесь — многие через это проходили. Воспринимайте замеченные промахи как повод что-то изменить и с каждым разом выступать все лучше и лучше.

Если вы — опытный оратор, то в качестве тренировки попробуйте выступать на отвлеченные темы (о хобби, любимом животном и т. п.) или потренировать блиц-презентацию: берете наугад одно крылатое выражение и через десять секунд делаете на его основе двухминутное выступление. Будет здорово, если вы запишете такие упражнения на видео для последующего анализа или попросите присутствующих друзей дать обратную связь.

Для меня три самых важных фактора успеха публичных выступлений — это практика, снова практика и еще раз практика.

Желаю всем хороших и разных презентаций!