Олег Апанасик, член SPb CIO Club: Стартап, или Как сделать корпоративный портал

Начать свою статью я хочу со слов Александра Македонского: «Во вселенной бессчетное множество миров, а я еще и одного не завоевал!» И действительно, каждый из нас хоть раз в жизни мечтал сделать этот мир лучше.

Предпосылки создания открытого корпоративного портала

В очередной раз столкнувшись с проблемой выбора корпоративного портала, я пришел к выводу, что все продукты, которые мне предлагают на рынке, имеют избыточную функциональность. При этом каждый раз появляется «уникальная» задача, под которую приходится дорабатывать систему. После общения с коллегами выяснилось, что примерно у 90% из них схожая ситуация. Таким образом, стоимость корпоративного портала (исключая собственные издержки на обучение персонала, «железо», участие в проекте внедрения) имеет три составляющие: лицензии, проект внедрения и поддержка.

Как сократить затраты при внедрении и не промахнуться с выбором корпоративного портала? Как добиться, чтобы результат от применения портала максимально соответствовал ожиданиям? Для решения этих задач был запущен новый проект JomPortal (www.jomportal.ru), который представляет собой корпоративный портал, построенный на технологиях open-source. В качестве платформы использует CMS Joomla и ряд бесплатных и самостоятельно разработанных модулей.

Проект JomPortal разрабатывают и поддерживают несколько человек: программисты, системные администраторы, специалисты по внедрению корпоративного ПО и бизнес-аналитики. Всех нас объединяет общая цель — самореализация в виде создания полноценного бесплатного корпоративного портала, его вывод на рынок и организация самостоятельного бизнеса, приносящего доход, достаточный для дальнейшего развития. В качестве бизнес-модели мы выбрали стандартную open-source схему: заказчик бесплатно получает лицензии и внедрение базовой версии, а платит только за техническую поддержку.

Почему мы решили запустить данный проект? Во-первых, это желание создать собственный бизнес.

Во-вторых, за время работы в различных компаниях мы накопили огромный опыт выбора, внедрения и доработки аналогичных систем.

В-третьих, отсутствие бесплатных open-source решений на этом сегменте рынка.

В-четвертых, перспективность рынка open-source продуктов. Наличие государственной поддержки делает open-source продукты очень привлекательными, как для стартапов, так и для компаний с многолетней историей.

В-пятых, наличие потребности в бесплатных корпоративных порталах (количество показов в поисковике по словам «бесплатный портал» составляет около 90 000 в месяц).
 
Концепция создания JomPortal

Рынок корпоративных порталов в России начал формироваться сравнительно недавно. И если в начале прошлого десятилетия заказчики рассматривали корпоративный портал лишь как внутренний сайт, так сказать, визитку компании для своих сотрудников, то сейчас они ждут от подобных решений полноценного управления информационными ресурсами предприятия.

При этом сложившееся мнение о том, что корпоративный портал предназначен только для крупных компаний — миф. Для небольшой компании с 30–40 пользователями внедрение корпоративного портала не менее эффективно, чем для корпорации с тысячами сотрудников. И дело здесь не в текучке персонала и его скорейшей адаптации, а в том, насколько оптимально компания использует информационные ресурсы.

Если рассматривать предлагаемые на рынке решения, то, на мой взгляд, для небольших и средних компаний интересными покажутся решения на базе открытого программного обеспечения с профессиональной командой внедрения, для крупных компаний больше подойдут корпоративные решения на основе промышленных СУБД.

При разработке корпоративного портала мы исходили из следующих принципов: 

1. Продукт должен быть простым, легким в установке, иметь интуитивно понятный, красивый интерфейс, возможность настройки цветового оформления и быстрое изменение базовой информации о компании (логотип, история, описание компании, реквизиты и т. д.). Вместе с тем важна простота настройки и администрирования, а также удобство наполнения содержанием.
2. Продукт должен быть бесплатным. Любая компания, не зависимо от выделяемого бюджета на ИТ, должна иметь возможность использовать в своей работе корпоративный портал.
3. Продукт должен быть ориентированным на малый и средний бизнес, подходящим для большинства компаний, имеющих потребности в создании внутренней информационной площадки.

В соответствии с изложенными принципами JomPortal идеально подходит как компаниям, которые четко определились с тем, что они хотят получить от использования корпоративного портала, так и компаниям, которые не могут точно сформулировать все свои потребности или их потребности противоречивы.

Основная идея заключается в том, что любой сотрудник компании (например, менеджер по персоналу) может скачать самостоятельно либо при участии ИТ специалистов, установить JomPortal у себя на ПК. Поработать совместно с другими коллегами, и если решение удовлетворяет их потребностям, сделать его доступным для всех сотрудников компании. Причем это не будет стоить компании ни копейки.

Основные возможности, описание JomPortal

JomPortal — это внутренний информационный ресурс компании, созданный для совместной работы над общими задачами, проектами и документами. Портал помогает автоматизировать существующие в компании бизнес-процессы, такие как заказ канцелярии, пропусков, транспорта или компьютерной и оргтехники, заявки на подбор или обучение персонала и др.

JomPortal имеет удобный графический интерфейс с возможностью смены цветового оформления. Интуитивно понятное меню позволяет оперативно находить требуемую информацию. Система поддерживает разграничение прав доступа пользователей как на уровне разделов, так и на уровне конкретных материалов.

Одной из основных функций корпоративного портала является предоставление единой точки доступа в информационное пространство компании. Это означает, что сотрудники, использующие информацию из различных систем, могут работать с ней из одного интерфейса.
Базовая версия JomPortal включает следующие разделы: информацию о компании, материалы для новых сотрудников, новости компании, фоторепортажи, события компании, календарь мероприятий, данные о сотрудниках, фото- и видеогалереи, управление заявками, форум, опросы, wiki, управление проектами, архив документов. JomPortal интегрирован с ActivDirectory и имеет интерфейсы импорта/экспорта с 1С.

Как уже говорилось, JomPortal — внутренний ресурс, но, тем не менее, в нем реализована возможность импортировать информацию из Интернета о пробках, погоде, курсах валют или времени в разных часовых поясах.

Система легко интегрируется с другими корпоративными системами. Продукт имеет открытый исходный код и распространяется по лицензии GPL, поэтому может быть доработан как самим заказчиком, так и третьей стороной.

Особо хочется остановиться на такой функции JomPortal, как социальная сеть. Социальные сети глубоко вошли в нашу повседневную жизнь, и было бы несправедливо упускать их возможности для использования в «мирных целях» в рабочее время. Социальная составляющая портала позволяет сотрудникам компании создавать свои личные страницы, добавлять фото- и видеофайлы, публиковать личные новости, обсуждать волнующие их темы и обмениваться мгновенными сообщениям. При этом на обсуждение удачно проведенного отпуска или выгодной покупки автомобиля в портале тратится гораздо меньше времени, чем за чаем или в курилке. В любом случае решение об использовании в портале функции неформального общения принимает руководитель и социальная сеть может быть отключена администратором системы.

В ближайшее время в портале появится возможность проводить тестирование сотрудников — как при приеме на работу, так и в процессе их деятельности в компании. Это позволит следить за тем, как профессионально растут сотрудники и на какие их навыки следует обратить внимание менеджерам по персоналу.

Также в разработке находится возможность проведения анкетирования сотрудников, через портал. Это позволит сократить время на распространение, заполнение и обработку данных анкет и, как следствие, у менеджеров по персоналу появится больше времени на анализ результатов и подготовку взвешенных предложений.

Следующей на очереди стоит задача по реализации в портале дистанционного обучения сотрудников компании. Таким образом можно будет оперативно создавать различные онлайн-курсы, проводить обучение в любое удобное время, не отрывая сотрудников от выполнения своих основных обязанностей, а также оценивать полученные знания. Возможность обучения на портале позволит ускорить процесс внедрения любых новшеств — будь то новое оборудование или программное обеспечение.

Поддержка и развитие решения

Есть определенный установленный порядок внедрения любых информационных систем в компании. Корпоративный портал не исключение. После принятия решения о запуске проекта необходимо провести обследование автоматизируемых бизнес-процессов. На этом этапе происходит общение команды внедрения с ответственными пользователями. Это один из самых важных моментов во всем проекте. Ведь насколько удобно работать в портале конечным пользователям, настолько эффективно будет использоваться данное решение.

В JomPortal есть базовый набор функциональности и дополнительные функции, запускаемые по необходимости. К базовым относят: отображение информации о компании и сотрудниках, размещение справочных материалов, вывод новостных блоков и ближайших мероприятий, функции библиотеки и wiki, управление заявками, опросами, фото- и видеоконтентом и т. д. К дополнительным: управление системами видеонаблюдения и контроля доступа, управление проектами и обучением и другие.

На первом этапе лучше запустить базовые функции, а дальше переходить к дополнительным. Запуск базовых функций можно условно назвать пилотным внедрением. После завершения первого этапа не лишним будет провести опрос пользователей о соответствии портала их ожиданиям. По результатам опроса принимается решение о доработке базовых и запуске дополнительных функций.

Поддержка системы — это основной момент для проекта не только потому, что здесь появляются «счета на оплату». В первую очередь для нас важна обратная связь с клиентом. Насколько качественно наш продукт удовлетворяет потребности пользователей? Какие функции хотелось бы увидеть в следующих версиях продукта? Какие трудности возникают во время использования системы?

Для этого мы тесно общаемся с компаниями, использующими наше решение, любое замечание или предложение наших клиентов не остается без ответа в течение нескольких часов. При этом обращение в техническую поддержку может поступать по телефону, электронной почте, через форум или напрямую в Bug Tracker систему, к которой все наши клиенты имеют прямой доступ.

Несколько слов хочется сказать о проектах open-source. Одно из конкурентных преимуществ открытых решений — то, что над написанием кода, тестированием и отладкой трудится не одна компания, а целое open-source сообщество. Это позволяет оперативно реагировать на возникновение любых проблем, как при разработке и тестировании, так и при использовании продуктов. Помимо того, можно быстро создавать новые модули и запускать новую функциональность. JomPortal полностью построен на open-source технологиях и пользуется перечисленными выше преимуществами на 100%.

Вывод/резюме

Основная ошибка при выборе и внедрении любой информационной системы — это неточно сформулированные требования к продукту и расплывчатый конечный результат, который нельзя однозначно оценить ни качественно, ни количественно. Ведь как сказал Марк Твен: «Нас ведет к беде не то, что мы чего-то не знаем, а то, что мы знаем «наверняка», а это знание ошибочно».

Проект JomPortal поможет минимизировать риск от неудачного внедрения, так как в худшем случае вы потеряете только время, потраченное на изучение продукта. А наличие в JomPortal подробных сценариев, в которых показан порядок работы и результат от использования системы, позволит быстро и эффективно внедрить корпоративный портал у себя в компании самостоятельно.