Олег Апанасик, директор по ИТ ОАО «ЗВЕЗДА», Санкт-Петербург: Производство на пути к СЭД

В современной, зрелой производственной компании используются различные информационные системы: «1C:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», CRM, PDM, ERP, BPM и EAM. Их интеграция либо на уровне данных, либо на уровне документов так или иначе решена.

Все эти системы генерируют огромное количество документов, необходимых для осуществления хозяйственной деятельности компании — коммерческие предложения и счета, договоры и товарные накладные, производственные заказ-наряды, акты приемки и передачи оборудования в ремонт, конструкторские и технологические извещения (КТИ) и др. Все вместе они и формируют документооборот компании.

Отдельно от вышеперечисленных документов выделяют канцелярский документооборот. Чаще всего под использованием СЭД в производственных компаниях понимают именно автоматизацию канцелярского документооборота, так как прийти к полностью «безбумажному делопроизводству» в других бизнес-процессах пока не удается. В этой статье я расскажу об опыте использования СЭД в нашей компании.

Принятие решения о внедрении СЭД

С вопросом внедрения СЭД сталкивается любое среднее или крупное производственное предприятие. Это происходит в тот момент, когда на первый план выходят вопросы, связанные с удобством работы с документами руководителей и ведущих менеджеров.

Для меня решение о запуске проекта внедрения СЭД на предприятии было принято достаточно быстро. Возможность согласовывать документы в электронном виде в любое удобное для руководителей время практически из любой точки земного шара перевесило тяжесть чемодана с документами, который генеральный директор брал с собой, чтобы поработать дома.

К моменту принятия решения о запуске проекта нами были сформулированы требования к будущей системе. Вот основные из них: быстрый и удобный поиск документов; простой механизм их согласования и регистрации; возможность удаленной работы и гибкое разграничение прав доступа; контроль исполнительской дисциплины; возможность настройки маршрутизации документов (Docflow). Конечно же, не на последнем месте стоит масштабируемость системы. Выдвинули мы и такое требование, как возможность совместной работы с документами. В реальности я сталкивался с подобной задачей лишь однажды, но тем не менее.

В качестве автоматизированной системы была выбрано оптимальное на тот момент по соотношению цена/соответствие требованиям/удобство использования решение с открытым исходным кодом от молодой екатеринбургской компании.

Повторюсь, что мне не пришлось убеждать руководство в необходимости использования СЭД. Я не готовил оценку финансовой эффективности этого проекта, не считал ROI и период окупаемости: решение было принято владельцем компании исходя из сложившейся ситуации, по принципу «дальше так работать нельзя».

Тем, кому придется доказывать необходимость использования СЭД перед собственниками, могу порекомендовать проект www.docflow.ru/, где собрано множество аналитических материалов на тему электронного документооборота, в том числе и о проблеме выбора СЭД, а также о вопросах экономического обоснования внедрения.

Проект внедрения. Переход с бумажных носителей на электронные.

Внедрение СЭД было первым проектом, в котором я выступил в роли менеджера. И, как говорится, «первый блин не комом»: проект оказался успешным. Срок внедрения составил чуть больше четырех месяцев, финансовые затраты — менее 100 тыс. руб., и при этом полное удовлетворение предъявляемым требованиям.

Проект осуществлялся исключительно силами заказчика. Разработчик привлекался уже во время промышленной эксплуатации системы в рамках договора технической поддержки.

Команда внедрения со стороны ИТ состояла из трех человек: системного аналитика, бизнес-аналитика и администратора системы. Хотя это разделение на роли было чисто условным: каждый мог подменить другого, когда возникала такая необходимость.

На первом этапе были строго оговорены рамки проекта как по ширине, так и по глубине охвата. Перечень выделенных нами функций, подлежащих обязательной автоматизации, приведен в таблице1.

После этого были определены основные пользователи системы, выделены их группы и разработан набор правил работы в системе для каждой группы.

Далее последовало развертывание системы, настройка всех типов документов, журналов регистрации, маршрутов движения документов и разграничение прав доступа. В качестве экспертов в предметных областях привлекались сотрудники канцелярии и отдела по персоналу.

Обучение пользователей провели в несколько этапов. Сначала на общем совещании в присутствии всех руководителей и ответственных менеджеров компании обозначили ключевые момента проекта. Провели демонстрацию системы, показали основные функции и возможности, рассказали о различиях в подходах к работе с СЭД.

Далее обучение проходило по группам пользователей. Для каждой группы была разработана своя программа в соответствии с ранее согласованным набором правил. Затем уже обучение проводилось на местах персонально, в рабочем порядке и при возникновении необходимости. Также при приеме на работу новых сотрудников происходило обязательное обучение работе с СЭД.

Одновременно с этим были подготовлены регламенты работы в системе и рабочие инструкции. Во время эксплуатации СЭД рождались новые способы работы с существующими документами или появлялись новые типы документов, регистрируемых в системе, поэтому одним из важных моментов обеспечения бесперебойной работы было постоянное поддержание регламентов и рабочих инструкций в актуальном состоянии.

После обучения было осуществлено первоначальное занесение документов в систему и выпущен приказ о том, что на подпись генеральному директору документы должны приходить только через СЭД, а также о статусе электронной подписи в компании; подпись на бумажном носителе на тот момент осталась лишь как юридическая формальность.

Переход с бумажных носителей на электронные произошел стремительно и практически безболезненно, во многом благодаря административному ресурсу и воле владельца компании. Далее началась промышленная эксплуатация системы, которая продолжается вот уже десять лет.

Хочу остановиться еще на одном  моменте. Архитектура выбранной нами системы очень специфична. База данных, сервер приложений и язык программирования настолько редко используются, во всяком случае, в России, что нам пришлось принять систему практически «как есть». Мы смогли подстроить свои бизнес-процессы под возможности системы, и это позволило легко и непринужденно переезжать с версии на версию, когда возникала необходимость.

Использование системы

Основные конкурентные преимущества при работе с СЭД — это сокращение времени на создание, согласование и, самое главное, поиск документов; отсутствие потери документов; информационная безопасность; контроль исполнительской дисциплины; упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Все вышеперечисленные преимущества достигаются за счет настроек системы и некоторых заранее утвержденных правил работы с документами.

Во‑первых, документы одного типа создаются на базе единого шаблона. По сути, создание документа сводится к заполнению обязательных полей, реквизитов. Такой подход позволяет сократить время на создание типовых документов, а также упростить их поиск.

Во‑вторых, комплекс работ с документами одного типа происходит по предустановленной Docflow-процедуре. Сотрудникам компании не нужно задумываться о порядке прохождения, согласования или регистрации документа. Необходимо лишь создать документ и запустить процедуру, все остальные действия система выполнит сама.

В‑третьих, документы хранятся в едином электронном хранилище, доступ к которому разделен в соответствии с правами пользователей. Вместе с этим ведется аудит доступа сотрудников к документам в системе.

В‑четвертых, документы отправляются на согласование одновременно нескольким пользователям, при этом при необходимости можно согласовать документ по определенному маршруту, например снабжение→финансовый отдел→бухгалтерия. Также можно настроить деловую процедуру таким образом, что каждый пользователь будет видеть только доступную ему информацию.

В‑пятых, любой сотрудник компании обязан ответить на пришедший к нему на согласование документ в течение одного рабочего дня. При этом, если документ отклоняется, необходимо подробно указать, с чем пользователь не согласен.

И, наконец, в‑шестых. В СЭД назначаются директивные задания, где указываются описание задания, ответственные пользователи, контролер и срок окончания. Задания в системе назначают по вертикальным связям руководитель→подчиненный. Если необходимо включить в задание руководителя или менеджера другого подразделения, выпускается приказ гендиректора.

В нашей компании выделено отдельное подразделение, занимающееся вопросами, связанными с канцелярским документооборотомсистемы электронного документооборота тема номера и контролем исполнительской дисциплины. Это подразделение выросло из канцелярии и в настоящий момент состоит из шести человек.

Одна из функций подразделения — контроль за оперативным выполнением назначенных в СЭД заданий. Один раз в месяц по результатам работы каждого пользователя системы формируется отчет о назначенных и выполненных заданиях. По результатам этого отчета рассчитывается ежемесячный коэффициент премии сотрудников.

Наряду с контрольно-распорядительным документооборотом в системе выложены информационные документы, такие как рабочие инструкции, регламенты и стандарты предприятия, телефонный справочник и т. д. За размещение и обновление информационных документов отвечают ответственным по направлениям (служба качества, служба информационных технологий, служба по персоналу).

Следующая группа документов — входящая и исходящая корреспонденция компании. Здесь важна глубина охвата. Должен ли каждый менеджер компании регистрировать каждое электронное письмо, полученное или отправленное контрагенту? Нужно ли регистрировать поздравительные письма и рекламные материалы, приходящие в офис компании по почте или факсу? Очевидно, что нет. Во всем должен быть здравый смысл, и для себя мы выработали правила, по которым отсекаем все лишнее.

Отдельная группа объектов СЭД — заявки. Через СЭД можно заказать картриджи и оргтехнику, сделать заявку в службу персонала и запрос в архив на подготовку конструкторской документации. Мы настроили деловую процедуру, по которой сотрудники компании могут сделать запрос в инженерный центр на оперативное изменение состава изделия.

Развитие системы. Корпоративный портал

В последние годы произошел настоящий бум на внедрение в различных компаниях корпоративных порталов. Портал — это первый шаг к формированию системы управления информационными ресурсами предприятия (ECM). ECM является логичным продолжением СЭД, только обладает гораздо бóльшими возможностями. И, как мне кажется, в будущем СЭД как самостоятельные системы перестанут существовать и/или станут неотъемлемой частью ЕСМ.

В прошлом году мы запустили портал у себя в компании. Часть функций СЭД, такие как информационные документы и заявки, очень гармонично переехали в него. На очереди контрольно-распорядительный документооборот, договора и др.

Подводя итог вышесказанному, хочу отметить, что до сих пор многие компании откладывают момент внедрения СЭД «до лучших времен». Но, откровенно говоря, даже электронный архив сканированных документов позволит более эффективно использовать время сотрудников компании и значительно повысит удобство работы с документами.

Одновременный доступ нескольких сотрудников к одному документу, оперативный поиск документов как по названию так и по содержанию, доступ к СЭД из любой точки земного шара в режиме 24×7 делают проекты внедрения СЭД очень привлекательными, а компании, уже использующие СЭД, максимально эффективными.