Первые семь дней CIO, или Обо всем понемногу. Часть III

Начало нового дня, и время подумать о том, что запускают на своих компьютерах ваши новые коллеги каждое утро. Без чего они, да и вы теперь не можете представить свою работу. Время поговорить о системах. Итак, у нас наступил четвертый день.

Сразу оговорюсь: если список программ, запускаемых каждый день вашими коллегами, возглавляет Excel, вам следует немедленно перейти к прочтению следующего раздела, чтобы скорее приступить к его искоренению. Нет, я совсем не противник использования этого, без сомнения, одного из лучших творений компании Microsoft. Как средству для быстрой и качественной обработки достаточно больших массивов данных ему нет равных. И вроде бы все хорошо, и любые задачи ему по плечу, но! И в этом «но» очень, очень много. Хочу извиниться за оказанное Excel достаточно пристальное внимание, но настоятельно прошу дочитать до конца. Давайте поговорим об общепринятых заблуждениях по порядку.

«Самый удобный инструмент финансовой аналитики»

И вроде бы не с чем поспорить. Наши уважаемые финансовые службы разрабатывают сложные аналитические формы, например, для верстки месячного бюджета, ежедневно пополняют его фактическими данными, постоянно усложняют формулами, ссылающимися на другие, не менее масштабные формы того же формата. Хорошо, если они расположены где-то рядом в сети и ссылочная целостность не теряется при перемещении внутри сети (а это далеко не всегда так). И с каждым днем эта «система», состоящая из сложно связанных между собой файлов формата XLS, разрастается и крепнет, чтобы в один прекрасный момент из-за допущенной в формулах маленькой ошибки свалиться с циклической ссылкой или потерять целостность и перестать пересчитывать значения. И тогда создавшие ее специалисты садятся за работу и заново проверяют все введенные формулы и ссылки, находят ошибку и героически исправляют ее, потратив на это несколько вечеров, а может, и выходных дней. Хорошо, если каждый работает в своей «системе» файлов, но иногда книги делают доступными для совместной работы и формулы усложняют уже несколько специалистов одновременно. Разобраться становится труднее, вечеров и выходных уходит немного больше, но почему-то никогда и никого это не останавливает. Я не могу понять почему. И никогда не мог.

Самое интересное, что первичные данные для такой отчетности – обычные обороты по счетам или регистрам учетных систем, получаемые из стандартной бухгалтерской отчетности. Ничего не напоминает? По сути, мы, ИТ, внедряя системы бухгалтерского учета, предоставляем инструмент для создания регламентированной отчетности, но всегда не до конца прорабатываем вопрос создания отчетности финансовой. И в таком случае наши коллеги из финансово-экономических служб, по сути, сами становятся программистами и выполняют нашу работу, чтобы получить необходимые формы для себя. Конечно, есть и обратная сторона. Нам говорят, что им так удобнее и всех данных в «наших» системах просто нет, поэтому приходится переходить в excel, но я глубоко убежден: все, что можно запрограммировать в excel, можно сделать и в учетной системе. Просто для этого нужно хорошо проработать процесс ввода информации. И главной особенностью такого процесса ввода информации станет то, что она будет вводиться в месте ее возникновения и в режиме реального времени. А уже потом, естественно, когда все настроено и проверено, отчет можно будет строить нажатием одной кнопки, исключив полностью работу по вечерам и в выходные дни.

«Самый удобный инструмент для вывода отчетов»

И опять не с чем поспорить. Ведь можно построить отчет из учетной системы, выгрузить его в excel и там чуть поправить. Убрать лишние колонки (вдруг я не знаю, как это делать в системе), поставить фильтры, посортировать, как удобно, посчитать итоги. И вот – удобный отчет готов, можно отправлять руководителю. Он, в свою очередь, тоже может делать все эти операции. А может даже добавить колонки и какие-то данные, и вот уже вроде простенький отчет начинает жить своей жизнью, обрастая данными.

Вроде бы неплохо, но вся беда в том, что в это время учетная система тоже живет своей жизнью и данные этого отчета становятся уже как минимум недостоверными. А иногда и совершенно противоположными. Ведь введенные фильтры скрыли некоторые строки, совсем, может, и неумышленно, да и введенные вручную цифры и по-другому рассчитанные итоги – все это может привести совсем к другим управленческим решениям. Вроде как принятым на основании построенных из учетной системы отчетов. Помните: выгруженный из системы xls «умертвляет» цифры, делает их статичными. Один мой друг, рассказывая про своего шефа, привел его слова: «Я не поверю ни одной таблице в формате xls, которую вы мне пришлете. Пусть это будет самый удобный и сложный аналитический отчет, я его не приму. Единственное, во что я поверю, – это построенный из нашей ERP отчет в pdf». Насколько я слышал, в этой компании в учетной системе были по-настоящему достоверные данные. Просто потому, что их приходилось актуализировать, чтобы предоставить руководителю правильную отчетность. И, кстати, это вторая, но не по значимости, причина отказаться от excel. Сотрудник, работающий с выгруженным отчетом, не заинтересован внести изменения в систему, если у него для этого есть xls. И очень легко получить ситуацию, когда в отчете будет самая последняя информация, а другие сотрудники, которые не видели этот отчет, будут ссылаться в своей работе на не совсем актуальные данные из системы.

«Самая удобная форма для сбора данных»

И ведь снова трудно опровергнуть. Сегодня это самый распространенный способ общения. Например, что сделает сотрудник управляющей компании, если ему понадобится собрать сведения от филиалов? Состряпает табличку и разошлет. Хорошо, если напишет к ней инструкцию, защитит ее, добавив справочники для выбора, чтобы потом данные с разных филиалов сошлись. Чаще просто разошлет и потом потратит немного больше времени, сводя воедино по-разному заполненные отчеты. А как вы думаете, что сделает другой сотрудник, когда ему понадобятся все те же данные? Или не совсем те, а более уточненные? Состряпает еще одну, немного другую табличку, и опять разошлет. И в филиалах будут заполнять эти таблички, одну за одной, недоумевая, почему эти сотрудники, работающие на одном этаже управляющей компании, не могут запросить эти данные друг у друга. И, наверное, подобное применимо для однократно запрашиваемой информации, но совсем недопустимо для ежемесячного предоставляемых отчетов. И если вы пришли как раз в такую управляющую компанию, время открывать проект по созданию системы сбора данных.

Про Excel можно писать много и долго. Но считать его системой автоматизации, по моему мнению, все-таки нельзя. Мы же, утром четвертого дня, говорим о системах.

В независимости от того, какой вид деятельности у вашей компании, в ней уже используются учетные системы, а также профессиональное программное обеспечение, призванное автоматизировать ее процессы. Еще 15 лет назад легко можно было встретить компанию, где только начинали говорить об автоматизации бухгалтерского учета, а, например, всю конструкторскую подготовку выполняли с помощью карандаша и кульмана. Сегодня таких мамонтов уже не осталось. Или они не нанимают себе ИТ-директоров. Поэтому вам предстоит сегодня изучить те системы, что являются фундаментом или, если хотите, кровеносной системой вашей новой компании.

Если обратиться к общедоступным источникам, то понятие информационной системы будет выглядеть так:

Информационная система — система обработки информации и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию (ISO/IEC 2382-1:1993).

То есть в основе лежит программный продукт, доступный всем или нескольким сотрудникам. В него заложены алгоритмы обработки данных, введенных пользователями, настроена определенная отчетность, которую можно использовать для принятия управленческих решений или выполнения обязательств (любых: перед государством или вышестоящими организациями) по предоставлению данных в определенном формате. Также ИС помогают выводить документы в определенных в компании форматах для использования в производственном или другом процессе.

Естественно, для нормальной работы такой системы требуются ресурсы. Подготовлены серверная и сетевая инфраструктура, приобретены все необходимые лицензии, настроены рабочие места и оконечное оборудование, если таковое используется для ввода информации. А для непрерывного функционирования требуются люди (кроме систем АСУТП), те самые сотрудники, что каждый день фиксируют в системе результаты своего труда. Продуктом такой системы, как я уже говорил выше, может стать управленческая или иная отчетность, а может и сопроводительная документация на производимые изделия. Иногда, как, например, в банках, продуктом работы ИС становится сама услуга, оказываемая клиентам.

Принципы работы, подходы к реализации, а также продукты информационных систем могут быть очень разнообразны. Но есть несколько факторов, одинаковых для всех информационных систем. О них я и хотел бы поговорить сегодня.

Бизнес-процессы

Так как мы говорим о внедренных и работающих программных продуктах, в основе их уже лежат бизнес-процессы. Есть последовательность ввода информации, продуманы правила заполнения документов, все это соответствует физическим процессам, протекающим в компании. Очень хорошо, если ваш предшественник правильно построил процесс внедрения, когда сначала были исследованы процессы «как есть», проведена оптимизация с учетом возможностей внедряемой системы, разработан процесс «как будет» и только потом проектная команда или подрядчик приступили к его автоматизации. Зачастую это не совсем так. Мы не уделяем должного внимания оптимизации и часто автоматизируем процессы «как есть», даже не описывая их. Конечно, в процессе автоматизации они изменяются, часть ручной работы полностью берет на себя система и мы считаем, что проведена серьезная работа, но именно подробное описание до начала автоматизации может сильно изменить сам подход к программированию этого процесса в системе. И теперь важно понять, есть ли такое описание для ваших процессов и соответствует ли оно реалиям сегодняшнего дня. Ведь компаний с неизменными процессами очень мало, вряд ли вам «повезло» попасть в такую. В первую очередь надо начать с тех процессов, что буксуют больше других. Там, где сотрудникам приходится прилагать усилия для достижения результата. Хорошим индикатором таких усилий будет Excel. Если для работы с системой сотрудникам приходится выгружать информацию или, что еще хуже, вести параллельную отчетность, процесс внедрения точно не завершен и система еще не заработала так, как должна.

Регламенты

Каждый процесс, протекающий в компании, подчиняется определенным правилам. Особенно это заметно в больших компаниях и корпорациях. И если повседневной работой маленьких компаний можно управлять на основе договоренностей и доверительных отношений, а очень больших и зрелых – на основе ценностей, для информационных систем единственно возможным методом управления информацией являются регламенты. Любые документы, в которых однозначно и просто описываются правила и действия сотрудников при работе в системе. При правильном внедрении такие документы обязательно разрабатываются и опираются в первую очередь на описанные и/или оптимизированные бизнес-процессы. И очень хорошо, если эти документы становятся неотъемлемой частью системы менеджмента качества, растворяясь в стандартах предприятия, регламентирующих ее основную деятельность.

К сожалению, очень часто это не так, и в вашей компании может наблюдаться ситуация, когда регламенты разработаны, процессам соответствуют, но не доведены до сотрудников, а главное – у процессов нет ответственных заказчиков от бизнеса. Они могут и должны на ежедневной основе контролировать соблюдение правил работы в системе, проверять соответствие всех действий разработанным регламентам. Именно на присутствие заказчика в каждом процессе стоит обратить внимание в первую очередь, и затем уже, есть ли для этого процесса описание и регламент, соблюдается ли он, соответствует ли текущим процессам компании.

Инструкции

Я отлично понимаю, что описываю общеизвестные вещи. И вы, анализируя свою деятельность сейчас, вспоминаете, что вами лично или проектной командой с участием подрядчика разработаны тысячи инструкций к каждому действию, рабочему месту или документу системы. И, когда приступаете к изучению новой для вас системы на новом месте работы, точно найдете много инструкций, описаний функционала, возможно, проектных решений, которые ошибочно принимают либо за регламент, либо за инструкцию. Это точно не одно и то же. Наши сотрудники, когда хотят понять, что делать, открывают регламент, а когда пытаются разобрать, как это делать, обращаются к инструкции. И самое важное, на мой взгляд, в этом обилии документов – обязательно точно соблюсти соответствие всех документов. В моем понимании, для каждого процесса должен быть один регламент и одна инструкция. Не отдельная для рабочего стола, для оформления документов и для заполнения справочников, а просто одна инструкция. И если в ней необходимо описать работу со справочником, значит, это описание должно стать частью именно этого документа, даже если есть такая отдельная инструкция. Не стесняйтесь перерабатывать инструкции, добавляя в них разделы или уточняя описание. Хоть каждый день. Пользователю достаточно знать место, где они лежат, и желательно, чтобы это место было структурировано именно исходя из названий процессов, а не функционала.

Особенное внимание в разработке инструкций нужно уделять аналитическим инструментам. Часто бывает, что мы очень хорошо описываем работу с системой в части ввода информации, но недостаточно внимательны к разработке описания для отчетных механизмов. Мы делаем отчеты красивые и удобные, максимально функциональные, но часто наивно полагаем, что этим функционалом сможет сразу начать пользоваться даже незнакомый с особенностями данной системы сотрудник. Мы проводим одно обучение в начале, а потом кардинально меняем подход к аналитическим инструментам. Важно вместе с ответственностью за прохождение процесса передать заказчику от бизнеса весь аналитический функционал, естественно, описанный подробно в инструкциях. Поверьте, вы себе и своей службе поддержки окажете большую услугу.

Итак, на что стоит обратить внимание, рассматривая в четвертый день своей новой работы информационные системы компании:

• Процессы формализованы и описаны.

• Регламенты утверждены, введены приказом в эксплуатацию, имеют своего бизнес-заказчика. Есть весь необходимый аналитический функционал для контроля работы системы.

• Разработаны, актуализированы, структурированы и доступны для пользователя инструкции по каждому из процессов.

Если все так, день прошел не зря и у вас с текущими информационными системами все в порядке. Если же есть над чем поработать в текущих процессах и регламентах, время подумать о том, чем заняться дальше. В любом случае пора задуматься о новых проектах. Это может быть как внедрение новых систем, так и структурирование работы существующих. Все зависит от вашей инициативы. В одном из следующих номеров мы поговорим о проектах, бюджетах и закупках.

Автор: Антон Думин