Очередное заседание

3 марта 2006 года в ресторане отеля «Братья Карамазовы» состоялось очередное заседание клуба ИТ-директоров предприятий Северо-Западного региона – “SPb CIO Club”.

Заседание целиком посвящалось процедуре выбора поставщика ИТ. Поскольку предоставление качественного ИТ сервиса невозможно без надежных и качественных партнеров, CIO при выборе поставщика решения вынужден тратить большое количество времени на анализ рынка ИТ-провайдеров, проводя длительный мониторинг рекламных предложений и материалов. Для сокращения временных затрат лучше всего обращаться к опыту проведения тендеров или конкурсов по выбору ИТ-компании. Поскольку тендеры в России стали проводиться сравнительно недавно, многие компании, проводящие их, сталкиваются с определенными трудностями. Докладчики, выступавшие на заседании, обсуждали градацию причин проведения тендерных процедур, проблемы координации деятельности поставщиков и заказчиков, технические этапы проведения самой процедуры и многие другие вопросы.

Первая часть заседания была посвящена докладу Михаила Плисса, директора по ИТ компании «Юнимилк»«Практика проведения тендеров на российских предприятиях». В контексте доклада Михаил Плисс предложил рассмотреть общие основы концепции проведения тендеров, а так же провел параллель между российскими принципами проведения тендерных процедур с их западными аналогами, проиллюстрировав теорию опытом проведения тендера на выбор поставщика КИС в компании «Юнимилк» и других тендеров.

Как отметил докладчик, ИТ-рынок поставщиков разделен на три сегмента: к первому относятся вендоры, обладающие рыночной властью и правом скидок клиентам как непосредственно, так и через партнеров; ко второму – дистрибьюторы, привозящие товары поставщика через границу («кусок границы»); третий сегмент занимают дилеры, которые, в свою очередь, делятся на крупных и мелких.

Как правило, тендеры проводятся по причинам объективным (пробивание рынка, нарушение доверия к партнеру, крупная закупка) и субъективным («теневым»). Соответственно, условно весь рынок тендеров можно разделить на открытый и теневой. На открытом рынке проводятся тендеры «правой руки», «левой руки», весовые и тендеры на особых условиях.

Со стороны клиента теневой рынок тендеров подразделяется на: «конкурс откатов» для клиента; тендеры, где задействованы только «свои игроки»; тендеры, в которых требуется соблюдение особых стандартов. Интересен факт существования фиктивных тендеров со стороны поставщика: «заруливание» на своего партнера; тендер, управляемый вендором; «играем клиента вдвоем» (сговор поставщиков-участников тендера). Причины проведения фиктивных тендеров, формирующие теневой рынок ИТ, просты: коррупция, вызванная морально-идеологическим соображениями, рыночная власть глобальных вендоров, неадекватное образование ИТ-специалистов и менеджеров. Таким образом, по мнению докладчика, путями преодоления этих явлений могут стать инвестиции в российский Hi-tech, а так же повышение профессионализма сотрудников и избирательный подход к их личностным качествам.

Вторая часть заседания посвящалась докладу Максима Белоусова, директора по ИТ фармацевтического холдинга «Аконит» «Практика выбора поставщика. Проведение тендерных процедур». В своем выступлении Максим Белоусов осветил практические аспекты выбора поставщика, продемонстрировав процедуры проведения тендера, принятые в его компании.

Как отметил докладчик, в качестве наиболее частых причин проведения тендера чаще всего выступают: проектная деятельность, подготовка бюджета, дорогостоящая закупка, нарушения доверия к CIO или партнеру. Работу с поставщиком Максим Белоусов разделил на четыре этапа: выбор партнера, реализация закупок, решение проблем, смена партнера. Более подробно он разбил эту цепочку на следующие сегменты:

• анализ рынка решений и поставщиков,
• определение формата тендера (открытый или закрытый, одно или двухэтапный),
• подготовка тендерной документации,
• объявление тендера,
• проведение переговоров,
• анализ поступивших предложений,
• подготовка экспертного заключения,
• принятие решения.

При подготовке тендерной документации необходимо подготовить внутренний документ, содержащий цели и задачи тендера, список участников, список документов для участников, критерии оценки, план-график проведения тендерных процедур.

Для участников тендера составляется информационное письмо (приглашение к участию, перечень необходимых документов и информации, сроки предоставления информации, кратко о компании) и спецификация (лот торгов).

Предложение от поставщика должно включать информацию о компании-участнике, заполненную спецификацию (лот), информацию о предлагаемых условиях, и договор.

При проведении переговоров с участниками тендера CIO готовит встречи, анализирует документы, оказывает давление на поставщиков, участвующих в тендере. По результатам переговоров с поставщиками составляется экспертное заключение, содержащее цели и задачи тендера, список участников, критерии, по которым проводилась оценка, этапы проведенной работы, анализ предлагаемых решений. Для принятия дальнейших решений ИТ-директор на основании экспертного заключения предоставляет руководству (тендерному комитету) сводную оценку всех решений, представленных на тендер, полученную из оценок каждого участника с учетом весовых коэффициентов. После принятия решения CIO информирует участников о закрытии тендера, озвучивая информацию о победителе, занятых местах и причинах проигрыша.

Свою теорию Максим Белоусов проиллюстрировал рассмотрением процедур, выполнявшихся при проведении тендера на выбор КИС в компании «Аконит». Грамотное проведение тендера позволило экспертному совету по результатам общения с поставщиками поставить оценки каждой предложенной КИС, а CIO - составить сводную оценку каждого продукта и решить «глобальную» для каждого предприятия проблему – выбрать КИС в кратчайшие сроки. 

Как обычно доклады не оставили ни одного равнодушного из присутствующих и по окончании заседания в кулуарах было оживленное общение. Члены клуба делились своим опытом проведения конкурсов и тендерных процедур. Обсуждали вопросы взаимодействия с ИТ-провайдерами.

Предполагается, что Координационный совет клуба проведет «круглый стол» с представителями ИТ-провайдеров и СМИ на тему «Стратегическое партнерство. Построение отношений». 

В клубе участвуют более 140 руководителей ИТ-служб известных предприятий города. Приглашаем всех заинтересованных профессионалов вступить в клуб и принять активное участие в его работе. Ждем Ваших вопросов и предложений по адресу belousov@spbcioclub.ru